GDPR: Sådan opsætter du lovlig tv-overvågning

Tv-overvågning, herunder dash- og bodycams, kan bidrage til trygheden på en arbejdsplads, hvis fx overvågningen bruges til at forebygge kriminalitet rettet mod ansatte. Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på de regler, som gælder – både direkte for tv-overvågning og i GDPR. 

Datatilsynet offentliggjorde tidligere på året sin tilsynsplan for 2022, hvor tv-overvågning er blandt de emner, tilsynet vil have særligt fokus på. 

Nedenfor giver vi en række konkrete råd til tjek af, om jeres tv-overvågning, herunder både almindelig kameraovervågning, dash- og bodycams, er i overensstemmelse med reglerne.

Råd 1: Har du forsøgt at bruge mindre indgribende midler?

Tv-overvågning vil kunne anses for en indgribende form for behandling af personoplysninger, hvis overvågningen ikke er proportional i forhold til overvågningens formål, fx kriminalitetsforebyggelse. Derfor skal I – inden I opsætter tv-overvågningen – have overvejet eller forsøgt at løse de pågældende problemer med andre og mindre indgribende foranstaltninger. Hvis I fx tv-overvåger et eller flere områder på jeres arbejdsplads af hensyn til kriminalitetsforebyggelse, bør I overveje, om formålet i stedet kan opnås med øget adgangskontrol. Tilsvarende hvis I oplever tyveri af computere, bør I installere tyverialarmer på jeres ansattes computere.

Hvis de mindre indgribende foranstaltninger ikke løser problemerne, vil det som udgangspunkt være passende at opsætte tv-overvågning. 

Råd 2: Er tv-overvågning overhovedet nødvendig?

Inden I køber kameraer og etablerer tv-overvågning, skal I overveje, om det er nødvendigt, og hvad formålet vil være med at have tv-overvågning.

Et sagligt og nødvendigt formål er forebyggelse af kriminalitet. Det er i den forbindelse en god idé at underbygge argumentation med løbende dokumentation af episoder og hændelser, som involverer kriminalitet. Herved kan I pege på konkrete tilfælde, hvor der har været problemer med kriminalitet, og underbygge nødvendigheden af at tv-overvåge. 

Det er som udgangspunkt kun kriminalitet af mere alvorlig karakter, som kan berettige tv-overvågning. Et voldeligt overfald på en medarbejder eller gentagne forsøg på indbrud er eksempler på kriminalitet af mere alvorlig karakter, som kan berettige tv-overvågning.

Hvis de problemer, der ligger til grund for tv-overvågningen, forsvinder (fx hvis kriminaliteten stopper), bør behovet for tv-overvågning genovervejes. Hvis det omvendt er muligt for jer at påvise eller argumentere for, at tv-overvågningen er årsagen til, at problemerne er forsvundet, vil I sandsynligvis fortsat kunne opretholde tv-overvågningen på jeres arbejdsplads. 

I bør så vidt muligt begrænse tv-overvågningen til områder, hvor der er særlig risiko for dén kriminalitet, I har identificeret. Hvis jeres organisation fx har været udsat for adskillige cykeltyverier i et cykelskur, giver det ikke umiddelbart mening at opsætte tv-overvågning i jeres kantine. Derudover vil det være en fordel, hvis tv-overvågningen kan indstilles, så den kun er aktiv i de perioder af døgnet, hvor det er sandsynligt, at organisationen udsættes for kriminalitet. 

Tv-overvågning kan også bruges til andre formål end at forebygge kriminalitet. I nogle tilfælde kan en arbejdsgiver bruge det som en kontrolforanstaltning, for fx at sikre at de ansatte reelt udfører deres arbejde. 

Hvis en arbejdsgiver vil tv-overvåge sine ansatte med dét formål, skal arbejdsgiveren – udover at oplyse om selve overvågningen og årsagen hertil – bl.a. oplyse om, hvor længe optagelserne opbevares, og om antallet af kameraer. Disse informationer kan fx tilføjes i en personalehåndbog. Se mere om dette ved råd 5.

Råd 3: Kan I besvare anmodninger fra registrerede?

Tv-overvågning af personer er en behandling af personoplysninger og er dermed reguleret af GDPR. Derfor skal I være i stand til at imødekomme registreredes rettigheder, som bl.a. omfatter retten til indsigt og sletning.

Set i lyset af at tv-overvågning anses for at være en indgribende form for behandling af personoplysninger, skal den dataansvarlige have meget stærke interesser, før der kan nægtes indsigt i tv-overvågningsoptagelser med henvisning til en risiko for kompromittering af offentlige eller private interesser.

I kan også blive mødt med en anmodning om sletning fra personer, som optræder på overvågningsbillederne. Det er en god idé at implementere sletterutiner og retningslinjer for opbevaring af tv-overvågningsoptagelser. Tv-overvågningsloven indeholder en regel om, at optagelser i kriminalitetsforebyggende øjemed skal slettes, senest 30 dage efter at optagelserne er foretaget.

Tv-overvågningslovens regler åbner for, at optagelser foretaget i kriminalitetsforebyggende øjemed kan opbevares i et længere tidsrum end 30 dage, hvis det er nødvendigt for at afklare en konkret tvist. 

Råd 4: Oplyser I om tv-overvågningen?

Efter reglerne i både tv-overvågningsloven og GDPR er der en forpligtelse til at informere om tv-overvågning.

Både private og offentlige myndigheder, der foretager tv-overvågning af steder eller lokaler, hvortil der er almindelig adgang, skal ved skiltning eller på anden tydelig måde oplyse om tv-overvågningen. Endvidere er det obligatorisk efter GDPR, at I som dataansvarlig iagttager jeres oplysningspligt ved behandling af personoplysninger. 

Skiltningskravet i tv-overvågningsloven og oplysningspligten efter GDPR skal holdes adskilt og fungere uafhængigt af hinanden.

Der er krav om, at I på en tydelig måde og på eget initiativ skal informere om tv-overvågningen. Et skilt indeholdende en tegning eller figur af et kamera er en tydelig måde at oplyse om tv-overvågningen. Hvis det er muligt, vil det være en fordel, at skiltet har en kort tekst med information om formålet med tv-overvågningen og en henvisning til fx privatlivspolitikken på hjemmesiden, hvor man kan læse mere om tv-overvågningen. Der er ikke regler for, hvor mange skilte der skal opsættes, hvorfor områdets størrelse og kompleksitet skal tages i betragtning.

Et andet eksempel på, hvordan I kan skabe åbenhed, er at have et særskilt afsnit om jeres organisations tv-overvågning i de ansattes personalemappe eller alternativt ansættelseskontakter, hvor I nærmere redegør for nødvendigheden og omfanget af tv-overvågningen. I kan endvidere inkludere et afsnit om, hvordan jeres medarbejdere kan blive klogere på deres rettigheder i forbindelse med overvågningen. Dette er særligt relevant, hvis jeres tv-overvågning foretages som en kontrolforanstaltning, som nævnt under råd 1.

Råd 5: Er videregivelsen af optagelserne begrænset?

Reglerne for at videregive optagelser fra tv-overvågning er meget snævre. Hvis I tv-overvåger for at forebygge kriminalitet, bør I derfor afholde jer fra at videregive optagelserne, medmindre mindst én af tre betingelser er opfyldt:

1. Personerne på optagelserne har givet samtykke.

2. Der gælder særlovning.

3. Oplysningerne videregives til politiet.

Hvis I ”fanger” en indbrudstyv på jeres tv-optagelser, overtræder I reglerne ved at videregive oplysningerne, fx ved at offentliggøre dem på Facebook for at efterlyse gerningsmanden. Send i stedet oplysningerne videre til politiet, så politiet kan efterforske sagen. 

På samme måde bør I afholde jer fra at bruge optagelser med medarbejdere til underholdning eller lignende i forbindelse med fx firmaarrangementer, da en sådan brug af optagelserne ikke er forenelig med det oprindelige formål med tv-overvågningen.

Hvordan kan vi hjælpe dig? 

Har du brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte PwC’s Technology & Security-afdeling.

PwC’s Privacy & Data Protection (GDPR)-team er en del af PwC’s Technology & Security-afdeling, som tæller op mod 200 konsulenter. Vi har derfor adgang til en lang række specialister inden for bl.a. cyber- og informationssikkerhed og kan bistå med rådgivning og vejledning – både juridisk, forretningsmæssig og teknisk.