Erhvervsstyrelsen har udgivet skabelon og vejledning til beskrivelse af bogføringsprocedurer i henhold til den nye bogføringslov

Efter bogføringsloven § 6 skal alle virksomheder, som har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 DKK, udarbejde en beskrivelse, der dækker følgende:

1. virksomhedens procedurer for sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
2. virksomhedens procedurer for at sikre, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis (se nedenfor om regnskabsmaterialet)
3. hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.

Til sikring af opfyldelsen af dette krav udgav Erhvervsstyrelsen den 30. september 2022 en skabelon og vejledning til beskrivelse af disse bogføringsprocedurer.

Ifølge vejledningen er skabelonen tiltænkt mindre virksomheder (typisk regnskabsklasse B virksomhederne). Det er frivilligt at anvende skabelonen.

Følgende anses for regnskabsmateriale og omfattet af procedurerne, der skal beskrives:

• Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer (her er Erhvervsstyrelsens skabelon et hjælpeværktøj). 
• Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet. 
• Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.  
• Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug. 
• Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering. 

Indtil kravet om digital bogføring sættes i kraft (afhængigt af virksomhedens størrelse og forhold vil det efter planen ske i 2024 til 2026) skal virksomheden også beskrive de dele, som senere vil blive omfattet af digital bogføring, dvs. beskrive, hvordan virksomheden praktisk håndterer:

• registreringer, herunder transaktionssporet
• bilag.

Af Erhvervsstyrelsens hjemmeside fremgår i forbindelse med deres nyhed blandt andet følgende:

Henset til at skabelonen blev offentliggjort den 30. september 2022 svarende til afslutningen på regnskabsåret 2021/22 for en række virksomheder, ønsker Erhvervsstyrelsen at præcisere, at virksomheder først skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. januar 2022.

Det betyder, at de virksomheder, der havde årsafslutning den 30. september 2022, først skal efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter 1. oktober 2023.

De fleste virksomheder har et regnskabsår eller indkomstår, der følger kalenderåret. For disse virksomheder skal beskrivelsen være klar senest 1. januar 2023.

Tilsvarende må det betyde, at de virksomheder, der har årsafslutning imellem 1. oktober 2022 og 1. januar 2023, skal have udarbejdet en beskrivelse af bogføringsproceduren ved starten af førstkommende regnskabsår.

Ifølge Erhvervsstyrelsen skal følgende oplysninger indgå i skabelonen:

• Oplysning om virksomhedens CVR-nummer.
• Oplysning om de personer, der er ansvarlige for, hvordan bogføringen tilrettelægges (og som anført i skabelonen, så er det navnet eller navnene på de personer, der er ansvarlige for, hvordan bogføringen tilrettelægges).
• Oplysninger om bogføringsopgaver, der varetages af ekstern bogholder eller af revisor. Herunder oplyses vedkommendes CVR-nummer.
• Hvis virksomheden allerede nu anvender et digitalt bogføringssystem, anføres oplysninger om hvilket (eller hvilke) bogføringssystem(er), der anvendes. Hvis systemet består af flere systemer eller moduler, beskrives det.
• Oplysning om kontoplan, der giver overblik over virksomhedens økonomiske aktiviteter. Hvis virksomheden anvender en offentlig standardkontoplan, fx den der er offentliggjort af Erhvervsstyrelsen, angives det. Hvis det er virksomhedens egen kontoplan eller en udbyders kontoplan, som er tilpasset virksomhedens forhold, anføres det, og kontoplanen vedlægges.
• Angivelse af virksomhedens væsentlige transaktioner, og hvor ofte de forekommer (det kan fx være opdelinger på kontantsalg, salg på kredit, varekøb og afholdelse af driftsomkostninger, lønudbetalinger, beregninger af afskrivninger).
• Oplysning om procedure for registrering af transaktioner - her beskrives virksomhedens arbejdsgange for bogføring af virksomhedens væsentligste transaktioner.
• Oplysning om afstemning af bogføringen. Efter bogføringsloven skal virksomheden sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger, herunder angivelser af moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter. Derfor skal virksomheden beskrive, hvor ofte og hvordan virksomheden afstemmer bogføringen (dvs. de løbende registreringer) samt hvilke poster i bogføringen, som er omfattet af afstemningen. Det omfatter fx afstemning af bank, og hvordan afstemningen foretages. Her beskrives også, hvor ofte debitorerne, kreditorerne, periodiseringer og skyldige omkostninger gennemgås, og hvor ofte og hvordan en eventuel varebeholdning optælles.
• Oplysning om den fysiske lokation (adresse) for virksomhedens fysiske regnskabsmateriale, hvilket blandt andet omfatter:
  ○ papirbaserede bilag (indtil kravet om digital bogføring træder i kraft)
  ○ beregninger af skøn
  ○ kontrakter, og
  ○ anden dokumentation for det, der bogføres og/eller for regnskabet.
  For regnskabsmateriale i digitalt format angives det, om materialet opbevares lokalt (på en server eller en computer) eller i en cloud-løsning. Hvis det opbevares lokalt, angives den adresse, hvor materialet opbevares.
  Tages der sikkerhedskopi af digitalt regnskabsmateriale, anføres det, hvor sikkerhedskopien opbevares. Hvis virksomheden anvender en cloud-løsning, angives det, hvem der hoster denne. Hvis materialet opbevares på en mobil enhed, fx et USB-stik, angives navnet på den person, der er ansvarlig for opbevaringen af enheden på betryggende vis.
• Oplysninger om, hvordan virksomheden sikrer betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet, herunder bilag, beregninger af skøn og afstemninger mv., som skal opbevares i fem år. Virksomheden skal beskrive, hvad den gør for at sikre betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet - herunder hindre uvedkommende adgang, at materialet bortskaffes, ødelægges eller ændres - og at digitalt regnskabsmateriale utilsigtet bliver slettet eller ændret. Det kan være fx være adgangskontrol, logning og backup.
• Oplysninger om fremfinding af regnskabsmateriale. Virksomheden skal beskrive, hvordan materialets hurtigt kan fremfindes og stilles til rådighed for blandt andet myndigheder i forbindelse med deres kontrol. Det skal blandt andet fremgå, hvordan digitalt materiale om nødvendigt konverteres til et læsbart format. Det kan være, at regnskabsmaterialet kan trækkes ud i for eksempel pdf eller i csv-format, og hvorvidt materialet kan udsøges for specifikke perioder, eller at alle bilag er entydigt nummereret, så det er simpelt at følge kontrolsporet. Opbevares data på forskellige enheder (harddisk, server, USB-stik eller lignende), skal det beskrives, hvordan der hurtigt kan skabes overblik og ske udtræk af data fra disse enheder. Endvidere vil det være relevant at oplyse, om materialet er krypteret, og hvordan det kan dekrypteres.

Vejledningen og skabelonen til beskrivelse af bogføringsprocedurer findes her.