Arbejdstidsloven: Det skal du vide som arbejdsgiver

Det er jeres pligt som arbejdsgivere at registrere medarbejderes daglige arbejdstid, dvs. antallet af timer, de har arbejdet den pågældende dag. Der er ikke pligt til at registrere, hvornår på døgnet arbejdstiden er udført, eller hvordan det pågældende arbejde er aflønnet (eller ikke aflønnet).

Nej, det behøver ikke at fremgå af kontrakten, hvordan I registrerer arbejdstid i jeres virksomhed. PwC anbefaler, at I laver en politik for arbejdstidsregistrering. Såfremt medarbejderen er selvtilrettelægger, vil dette skulle fremgå af medarbejderens kontrakt.

Som arbejdsgiver har I en forpligtelse til at sørge for, at jeres medarbejdere får den nødvendige hvile. De nye regler for registrering af arbejdstid indeholder dog ikke et krav om, at man af registreringen kan se, at denne hvile er givet. Afvigelser fra 11-timers reglen og reglen om det ugentlige fridøgn skal fortsat registreres i tilsynsbogen eller anden tilsvarende dokumentation jf. bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn mv. § 5.

Skulle der opstå tvister om hvorvidt hviletidsreglerne er brudt, vil et tidsregistreringssystem med disse oplysninger være fordelagtigt, da det ellers vil være medarbejderens egne registreringer, der kan blive lagt til grund for vurderingen.

Hviletidsreglerne forholder sig ikke til betaling. Det er derfor vigtigt at huske, at blot fordi man har aftalt, at man får betaling for noget, f.eks. i forbindelse med rådighedsvagter i hjemmet, betyder det ikke, at det er arbejdstid. Det samme gør sig gældende for overarbejde, der er inkluderet i lønnen, og medarbejderen får derfor ikke yderligere betaling for at arbejde. Dette vil i udgangspunktet også være arbejde, der skal registreres, da aflønningen er ligegyldig for registreringen.

Det, der skal registreres, er faktisk arbejdstid.

Kravet betyder, at medarbejderen skal have mulighed for at kunne se oplysninger om deres egen arbejdstid fem år tilbage i tiden. Dette krav gælder også tidligere medarbejdere. Kravet skal ses som en mulighed for medarbejderen for at kunne dokumentere evt. brud. Det er derfor vigtigt, at medarbejderen kan trække data ud til sig selv samt at data er pålidelige og upåvirkede. Det er jer, der bestemmer processen for udlevering og tilgang til data, men det må antages, at særligt besværlige eller omstændige processer for udlevering og adgang til data kan gøre, at registreringerne ikke anses som tilgængelige.

Nej, der er intet krav om, at registreringen foregår digitalt. Der er dog nogle gode argumenter for at registrere arbejdstiden digitalt, da det ellers kan være svært at opfylde kravet om at gemme registreringerne i fem år samt at sikre pålidelighed. Kan I opfylde de krav, er der i udgangspunktet intet til hinder for, at registreringen foregår analogt, f.eks. på en fysisk kalender.

Som udgangspunkt kræver det en konkret vurdering af en arbejdsfunktion for at afgøre, hvorvidt den enkelte medarbejder er at anse som selvtilrettelægger. Medarbejderen skal a) arbejde overvejende med ledelse, eller b) kunne træffe selvstændige beslutninger og medarbejderens arbejdstid skal enten kunne fastsættes af medarbejderen selv eller have nogle særlige træk der gør, at den enten ikke kan måles eller ikke kan fastsættes på forhånd.

En HR funktion i en virksomhed kan godt være selvtilrettelægger, mens den på grund af de konkrete forhold ikke er det i en anden virksomhed. Det er af samme årsag ikke muligt at anse hele organisationer eller afdelinger som selvtilrettelæggere. 

Konkret er direktører anmeldt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen undtaget fra reglerne, da de ikke er lønmodtagere. Andre direktører er, med stor sandsynlighed, at anse som selvtilrettelæggere.

Hvis man vurderes til at være selvtilrettelægger bør man få et tillæg til ansættelseskontrakten, hvor dette fremgår.

Hjemmearbejde er i udgangspunktet arbejde som alt andet og skal også registreres. Det er dog sådan, at hvis medarbejderen lejlighedsvist arbejder hjemme, er arbejdet i hjemmet undtaget fra 11-timers reglen og reglen om det ugentlige fridøgn jf. bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn mv. §§ 28 og 29. Det betyder, at selvom timerne skal registreres, da de stadig tæller med i forhold til 48 timers reglen, er arbejdet ikke et brud på den daglige eller ugentlige hvileperiode. Det er dog vigtigt, at medarbejderen selv tilrettelægger arbejdet. Er arbejdet pålagt til det tidspunkt, finder undtagelsen ikke anvendelse.

Såfremt medarbejderen udelukkende eller overvejende arbejder i hjemmet finder undtagelsen ikke anvendelse.

For sælgere, servicemontører o.lign. starter arbejdstiden i udgangspunktet i det øjeblik, medarbejderen tager hjemmefra. Deres arbejdstidsregistrering er uafhængig af, hvad de bliver kompenseret for lønmæssigt.

Som udgangspunkt er I kun ansvarlige for den arbejdstid medarbejderen præsterer for jer. Deres brug af deres fritid, eventuelt hos en anden arbejdsgiver, er jer uvedkommende. Det er dog ikke til at sige, om vi i fremtiden ser en forpligtelse til at sikre sig, at ens medarbejdere ikke arbejder for meget i sin helhed.

Der er ikke bredt på tværs af de toneangivende overenskomster aftalt mulighed for opt-out fra 48 timers reglen. PwC er bekendt med, at f.eks. Overlægeforeningen og Danske Regioner har aftalt en opt-out mulighed.

Så længe du er inden for EU, er du fortsat omfattet af 11-timers reglen, det ugentlige fridøgn og 48 timers reglen. Du er dog ikke omfattet af den danske implementering, så snart du forlader Danmark.

Rejser i Danmark

Du skal registrere din faktiske rejsetid, såfremt den overstiger den rejsetid, du normalt bruger på at komme på arbejde. Hvis rejsen er med overnatning, anses den tid du ikke er på arbejde som hviletid. Overstiger den samlede arbejdstid, inkl. rejsetid, ikke din almindelige arbejdstid, skal du derfor ikke registrere nogen fravigelser.

Rejser i EU

Du skal registrere din faktiske rejsetid, såfremt den overstiger den rejsetid, du normalt bruger på at komme på arbejde. Hvis rejsen er med overnatning, anses den tid du ikke er på arbejde som hviletid. Overstiger den samlede arbejdstid, inkl. rejsetid, ikke din almindelige arbejdstid, skal du derfor ikke registrere noget.

Rejser uden for EU

Du skal ikke registrere din rejsetid i forbindelse med rejser uden for EU. Vær opmærksom på, at der kan være lokale krav til tidsregistrering, hvor du rejser hen. Når du kommer hjem fra din rejse skal du sikre dig, at du får 11-timers hvile og et fridøgn (35 timers hvile), såfremt du ikke har fået det inden for hhv. det sidste døgn og den sidste uge inden din ankomst.