Sådan forbereder du din arbejdsplads på fremtidens krav til lønåbenhed

I denne artikel dykker vi ned i fem nøgleområder, som arbejdsgivere bør fokusere på i en succesfuld omstilling til løngennemsigtighed, og hvor PwC’s eksperter inden for ansættelsesret, rewards og forandringsledelse kan hjælpe. De fem nøgleområder er: 

• Jobarkitektur
• Lønpolitik
• Lønanalyse
• Rekrutteringsprocedurer
• Kommunikation.

EU-direktivet om løngennemsigtighed

I 2022 var den ikke-justerede lønforskel mellem mænd og kvinder på 12,7 % i EU og på 13,9 % i Danmark. En lønforskel, som stadig findes på trods af, at direktiverne om ligeløn og forbud mod forskelsbehandling pga. køn blev vedtaget for mange år siden. Talrige analyser viser, at en del af denne forskel kun kan forklares med kønsdiskrimination, ligesom forskning peger på, at åbenhed om løn kan bidrage til at mindske denne type diskrimination. 

Derfor har EU vedtaget et direktiv om løngennemsigtighed med en række minimumskrav om mere åbenhed om løn og nogle mekanismer til at håndhæve kravene. Lovkravene i direktivet skal implementeres i dansk ret senest i juni 2026.

Selvom der er detaljer, vi ikke kender, fordi direktivet endnu ikke er implementeret, vil der uden tvivl komme øget åbenhed om løn, og det kræver tid at blive klar til det. Der vil være finansielle risici ved ikke at leve op til de nye krav, både i form af bøder for manglende overholdelse og kompensation for løndiskrimination. Derudover vil der være en omdømmemæssig risiko, fordi lønforskellen mellem mænd og kvinder skal indrapporteres til en relevant myndighed, som skal offentliggøre lønforskellene.

EU-direktivet om løngennemsigtighed hænger tæt sammen med den bredere ESG-agenda (Environmental, Social, Governance), særligt inden for “S” og “G”-komponenterne. Løngennemsigtighed kan bidrage til at fremme ligestilling på arbejdspladsen, hvilket er en vigtig del af den sociale dimension i ESG, og rapporteringskrav om lønforskelle fremmer ansvarlig ledelse og governance, da arbejdsgivere skal sikre, at deres lønpraksis er retfærdig og gennemsigtig. 

Rapporteringskravene overlapper med Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), som du kan læse mere om her, hvor der i rapporteringsstandarden ESRS S1-16 er et krav om rapportering af den overordnede lønforskel mellem mænd og kvinder. Rapporteringskravene i direktivet om løngennemsigtighed er mere omfattende, men hvis man alligevel skal forberede sin rapportering til CSRD, kan man med fordel samtidig forberede rapporteringen ifm. løngennemsigtighed og høste synergieffekten.

Begynd med jobarkitekturen

En jobarkitektur er i sin essens en struktureret kategorisering af en organisations arbejdsstyrke, hvor stillinger af samme værdi grupperes baseret på deres indflydelse på organisationen og typen af udført arbejde. Der findes mange forskellige eksempler på jobarkitekturer, og ingen organisationer er ens. En jobarkitektur er nødvendig, da man ifølge direktivet skal rapportere lønforskelle mellem køn per medarbejderkategori, hvilket bliver væsentligt lettere med en veldefineret kategorisering. Jobarkitekturen er også fundamentet for at imødekomme medarbejderne, når de beder om information om gennemsnitslønnen for samme arbejde eller arbejde af samme værdi.

Uden en objektiv forklaring på, hvilke stillinger der udfører arbejde af samme værdi, eller hvorfor en type stilling skaber mere værdi end en anden, kan lønforskelle ikke forklares og retfærdiggøres objektivt. Ud over at være fundamentet for fair løn, fungerer en solid jobarkitektur også som et kommunikationsværktøj, som organisationens ledere kan anvende sammen med deres teams til at drøfte emner som præstationer, personlig vækst, udviklingsmuligheder og karriereveje.

Hvis I allerede har en jobarkitektur, bør denne gennemgås for at sikre, at kategoriseringen af de forskellige stillinger i organisationen stadig er relevant. Hvis I endnu ikke har en jobarkitektur, anbefaler vi i PwC at udvikle en snarest muligt. Hos PwC anbefaler vi at søge støtte fra eksterne rådgivere til at gennemgå den eksisterende jobarkitektur eller udvikle en ny. Eksterne rådgivere kan hjælpe med at vurdere stillinger objektivt ud fra en ensartet metode og dermed eliminere subjektive vurderinger.

Gennemgå og opdatér lønpolitikken

Arbejdsgiverens lønpolitik beskriver de principper og kriterier, der ligger til grund for beslutninger om løn og løndannelsen. En omfattende lønpolitik skal derfor kunne forklare, baseret på retfærdige og objektive kriterier, hvorfor der er lønforskelle mellem medarbejdere, der udfører det samme arbejde eller arbejde af samme værdi.

Når direktivet implementeres i dansk ret, bliver det et krav, at arbejdsgivere dels kan identificere eventuelle lønforskelle, se nedenfor, og dels skal kunne forklare lønforskelle på mere end 5 % mellem mænd og kvinder inden for enhver medarbejderkategori. Hvis forskellen ikke kan forklares, skal arbejdsgiveren præsentere en handlingsplan for at reducere lønforskellen. Manglende overholdelse kan resultere i, at arbejdsgiveren skal gennemføre en fælles lønvurdering sammen med medarbejdernes repræsentanter, og der kan være yderligere sanktioner, som vi ikke kender omfanget af, før lovkravene bliver implementeret.

Forudsætningen for at forklare eventuelle lønforskelle er derfor en lønpolitik, der kan anvendes til det formål. Eksterne rådgivere kan bistå med at udforme en retfærdig og effektiv lønpolitik. De er opdateret på den gældende lovgivning, er uvildige, og har omfattende erfaring med at udvikle lønpolitikker. Dermed kan de identificere bredere markedstendenser, som interne teams måske ikke har samme indsigt i.

Find lønforskellene

Kravene i direktivet om løngennemsigtighed omfatter alle arbejdsgivere. Dog er det kun arbejdsgivere med 150 eller flere medarbejdere, som skal rapportere om lønforskelle mellem mænd og kvinder fra juni 2027. Lønforskellene bliver offentliggjort af den relevante offentlige myndighed. Der er således stadig tid til at forberede sig, men bemærk at rapporteringen skal baseres på løndata fra kalenderåret 2026. Hvis man som arbejdsgiver ønsker at reducere eventuelle lønforskelle inden 2026, er tiden mere begrænset, end den måske synes ved første indskydelse. For at forberede din virksomhed bør du:

• Foretage en dataindsamling. I større, multinationale organisationer kan dette være en kompleks opgave, især hvis alle lønoplysninger ikke er samlet ét sted.
• Analysere lønforskellen mellem mænd og kvinder. Ifølge direktivets krav skal lønforskelle på mere end 5 % i enhver medarbejderkategori kunne forklares ud fra objektive kriterier. Når der opdages kønsbestemte lønforskelle på mere end 5 %, bør det analyseres, om disse kan forklares ud fra principperne og direktiverne i arbejdsgiverens lønpolitik.
• Udarbejde en handlingsplan. Hvis forskellen ikke kan forklares, er det nødvendigt at handle: Ved uforklarlige lønforskelle på mere end 5 % skal der udarbejdes en plan for at reducere forskellen til et acceptabelt niveau.

Ikke alle arbejdsgivere har de interne ressourcer til at gennemføre dataindsamling, lønanalyse og udarbejdelse af en handlingsplan. Heldigvis findes der eksterne rådgivere og softwareløsninger, som kan gøre analyse- og rapporteringsopgaven betydeligt lettere at håndtere.

Opdatér jeres rekrutteringsprocedure

Løngennemsigtighed vil fremover begynde allerede ved rekrutteringen. Ifølge direktivet er arbejdsgivere forpligtet til at oplyse om lønintervallet eller startlønnen for en stilling, enten i jobopslaget eller som minimum så tidligt i ansættelsesforløbet, at parterne ikke er begyndt at forhandle løn endnu. Formålet er at forebygge skævhed i lønforhandlinger, så det ikke er den bedst forhandlende, der opnår den højeste løn. Klare lønintervaller og lønprincipper kan reducere skævheder i lønforhandlinger og sikre fair og rimelig kompensation. 

Det vil heller ikke længere være lovligt at spørge kandidater om deres nuværende lønniveau. Generelt forhandles løn ud fra kandidatens løn i det nuværende job, og data viser, at mænd tjener mere end kvinder allerede som studentermedhjælpere. Lønforskellen mellem mænd og kvinder begynder således tidligt og har tendens til at vokse gennem karrieren.

De nye regler stiller øgede krav til rekrutteringsspecialister og ledere, som i ansættelsesforløbet skal kunne diskutere løn og lønpolitik åbent med kandidaterne. De skal kunne navigere fortroligt i jobarkitekturen og lønpolitikken, forklare disse for kandidaterne, og generelt være komfortable med at tale om løn.

Træning og kommunikation

Løngennemsigtighed handler ikke blot om at overholde ny lovgivning. Overgangen fra at hemmeligholde løn til åben kommunikation om løn repræsenterer for de fleste arbejdsgivere og deres medarbejdere en betydelig kulturændring. Som med enhver forandring kræver det tid, og der vil forventeligt være modstand, selvom man er enig i formålet.

Meget tyder dog på, at den yngre generation på arbejdsmarkedet vil have lettere ved forandringerne end de ældre generationer. En ny undersøgelse blandt IDAs privatansatte viser, at mens 46 % af medlemmerne under 30 år taler med deres kolleger om løn, er det kun 6 % af medlemmerne mellem 60 og 64 år, der gør det samme. Ifølge Ligelønsloven (§2a) må alle lønmodtagere dog tale frit om deres egen løn, uanset arbejdsgiverens holdning, men i praksis ligger det ofte implicit i kulturen, at løn ikke diskuteres åbent.

For at muliggøre en reel implementering af løngennemsigtighed og åben kommunikation om løn er det først og fremmest nødvendigt med kommunikation og træning:

• Ledere skal trænes i at diskutere lønniveauer og lønpolitik med deres teams på en måde, hvor de føler sig trygge, kan have komfortable samtaler om løn og fungerer som gode rollemodeller for gennemsigtighed.
• Den samlede arbejdsstyrke skal oplyses om arbejdsgiverens lønpolitik og deres rettigheder til information om løn.
• Rent praktisk skal arbejdsgivere etablere processer for, hvem der håndterer medarbejderes og deres repræsentanters forespørgsler om information om lønniveauer.
• Tilskynd til diskussioner om løn på arbejdspladsen, og overvej åbent at dele resultaterne af analysen af lønforskelle og en eventuel handlingsplan.

Det kan være en fordel at engagere interne eller eksterne rådgivere i lederudvikling og forandringsledelse.

Selvom løngennemsigtighed omfatter meget mere end blot at overholde ny lovgivning, skal I naturligvis også huske at opdatere ansættelseskontrakter, medarbejderhåndbøger og andre relevante juridiske dokumenter.

Konklusion

Løngennemsigtighed er ikke blot en lovgivningsmæssig nødvendighed, men også en strategisk mulighed for arbejdsgivere til at fremme retfærdighed og transparens og stå stærkere på ESG-agendaen. Ved at tage proaktive skridt nu kan arbejdsgivere ikke alene undgå potentielle sanktioner, men også styrke deres omdømme og tiltrække talent. Artiklen har gennemgået de væsentligste områder, som arbejdsgivere bør fokusere på for at blive klar til de nye krav.

En kort opsummering:

• Jobarkitektur: En struktureret kategorisering af arbejdsstyrken er essentiel for at kunne rapportere lønforskelle og give information til medarbejdere
• Lønpolitik: En retfærdig og objektiv lønpolitik er nødvendig for at forklare og retfærdiggøre lønforskelle.
• Lønanalyse: Regelmæssig analyse og rapportering af lønforskelle sikrer, at arbejdsgiveren lever op til kravene i direktivet.
• Rekrutteringsprocedurer: Transparens i lønforhandlinger forebygger skævheder.
• Træning og kommunikation: Effektiv kommunikation og træning af ledere og medarbejdere er afgørende for en succesfuld transformation til løngennemsigtighed.

Hos PwC står vi klar til at hjælpe med at navigere gennem denne komplekse omstillingsproces. Vores eksperter inden for ansættelsesret, rewards og forandringsledelse kan bistå med alt fra udvikling af jobarkitektur til træning af ledere i at kommunikere om løn.

Husk også at tilmelde dig PwC's Pay Transparency events i Aarhus eller Hellerup, hvor vi vil gå i dybden med emnerne i artiklen, invitere spændende gæstetalere og præsentere relevante kundecases.