Bespisning ved overarbejde, på rejse, til fester mv.

Ud over kantineordninger er der en række situationer, hvor arbejdsgiveren betaler for bespisning af medarbejdere, og dette behandles skatte- og momsmæssigt på meget varieret vis.

Skattemæssig håndtering

Overarbejdsmad

Medarbejderen er som udgangspunkt skatte­pligtig af gratis mad og drikke på arbejdspladsen. Giver arbejdsgiveren mad og drikke i særlige tilfælde, fx i forbindelse med overarbejde, beskattes medarbejderen ikke. Det er dog en betingelse, at medarbejderen i løbet af indkomståret ikke har modtaget arbejdsrelaterede goder til en samlet værdi på mere end i alt 7.000 kr. (2024). Det er samtidig en forudsætning, at maden serveres i sammenhæng med arbejdet og på arbejdspladsen – det omfatter fx ikke en pizza købt på vejen hjem.

Mad på forretningsrejse

Når en medarbejder er på en forretnings­begrundet rejse af mindst 24 timers varighed, så langt væk hjemmefra, at medarbejderen ikke kan overnatte hjemme, kan arbejdsgiver­en skattefrit betale/refundere udgifterne til bespisning efter de såkaldte rejseregler.

Som alternativ til at udbetale kostgodtgørelse kan arbejdsgiveren refundere udgifterne til mad på rejsen efter regning – og i den sammenhæng er der ikke skattemæssigt fastsat grænser for størrelsen af omkostninger til maden. Det skal i den forbindelse bemærkes, at der skal vælges samme dækningsprincip for hele den pågældende rejse.

Mad på et midlertidigt arbejdssted 

Hvis medarbejderen arbejder på et midler­tidigt arbejdssted, det vil sige et arbejdssted, hvor man kun arbejder kortvarigt/sjældent, kan arbejdsgiveren skattefrit betale medarbejderens frokostudgifter. Dette gælder fx medarbejdere, der er på kursus, eller sælg­ere, der køber en sandwich på farten i løbet af arbejdsdagen. Der er ikke skattemæssigt fastsat grænser for størrelsen af omkostningerne til maden.

Bespisning ved sociale arrangementer

Efter praksis for skattefri personalepleje beskattes medarbejdere ikke af bespisning til personalearrangementer, såsom sommer­fester, julefrokoster, sommerskovture mv., forudsat at arrangementet er af ”normal” karakter og omfang.

Bespisning, som har ekstravagant karakter eller meget høj pris, risikerer derfor at blive skattepligtig. Der gælder således snævrere rammer for bespisning ved sociale arrangementer end fx bespisning på rejser.

Landsskatteretten har anset et personale­arrangement, der blev afholdt for et selskabs administrative medarbejdere og deres led­sagere for at fejre årets resultat, for et skatte­pligtigt gode, da arrangementet var med overnatning (i Danmark), idet: 

• der deltog ægtefæller arrangementet var uden fagligt indhold, og
• størrelsen af udgifterne (4.200 kr. pr. person) adskilte sig fra et almindeligt personale­arrangement. 

Forretningsmiddage

Ved middage med forretningsforbindelser, hvor hovedformålet er pleje af kunder/leverandører/samarbejdspartnere mv., er medarbejdere som udgangspunkt ikke skattepligtige af mid­dagens værdi. Skattestyrelsen har dog historisk set haft et kritisk øje til, om sådanne middage reelt også er forretningsbegrundede. 

Ved en vurdering heraf vil Skattestyrelsen derfor formentlig ikke kun se på det angivne formål, men også på deltagerkredsens sammensætning og omkostningerne forbundet med måltidet. Maden bliver dermed ikke skattefri, hvis blot måltidet kaldes for ”en forretningsmiddag”.

Belønningsmiddage

Middage, hvor arbejdsgiveren byder med­arbejderne på en middag for at belønne eller fejre medarbejderne (fx for et godt salg, et velafsluttet projekt, et flot årsresultat, en fødselsdag eller blot for at give et skulderklap), anses som et skattepligtigt personalegode. Belønningsmiddagens pris indgår derfor ved vurderingen af, om den skattefri bagatelgrænse for private goder 1.300 kr. pr. år (2024) er overskredet.

Bespisning før eller efter arbejds­relaterede arrangementer

Efter praksis kan måltider i umiddelbar tilknytning til særlige arrangementer på eller uden for arbejdspladsen i visse situationer anses for at være ”accessoriske” til selve arrangementet. Det vil sige, at bespisningen udgør et sædvanligt, tilhørende element til sådan et arrangement. Hvis bespisningen efter omfang og karakter kan vurderes til at ligge inden for de grænser, der anses for ”normale”, er bespisningen skattefri for medarbejderen. Dette kræver dog et vist element af mådehold.

Fri kost som et led i ansættelsen 

Hvis arbejdsgiveren som et led i ansættelsen stiller fri kost til rådighed, når medarbejderne ikke er på rejse, beskattes værdien heraf efter Skatterådets faste satser for værdi af fri kost, det vil sige op til 95 kr. pr. dag (2023).

På tidspunktet for redaktionens afslutning har Skatterådet endnu ikke offentliggjort satsen for 2024.

Kaffe-, te- og frugtordninger på arbejdspladsen 

Arbejdsgiverbetalte kaffe-, te- og frugtordninger, der ydes på arbejdspladsen, beskattes ikke. Det er dog et krav, at ordningen er til rådighed for alle medarbejdere som led i den almindelige personalepleje. Der kan derfor ikke opkræves betaling for at deltage i ordning­en via en bruttolønsnedgang.

Kantineordninger og morgenmad 

For en beskrivelse af reglerne for skattepligt og moms ved bespisning i kantine – se nærmere i afsnittet ”Kantineordninger og morgenmad”.

Moms – bespisning

Overarbejdsmad

Der er som udgangspunkt ikke ret til momsfradrag for udgifter til bespisning af medarbejdere i forbindelse med overarbejde. Undtaget er dog bespisning ved overarbejde i virksomhedens egne lokaler, hvis arbejdet er beordret, konkret og uvarslet. Skattestyrelsen har over for visse brancher, fx revisionsbranchen, en restriktiv holdning til, hvornår betingelsen for uvarslet overarbejde kan være opfyldt. Typisk vil betingelsen kun være opfyldt, hvis medarbejderen ikke på forhånd vidste eller burde vide, at der skulle arbejdes over.

Mad på forretningsrejse

Når en medarbejder er på forretningsrejse uden for Danmarks grænser og spiser på restaurant, vil fakturaen være pålagt lokal udenlandsk moms. Denne moms kan i mange lande refunderes. Det afhænger af lokaleregler, hvad og hvor stor en andel der kan refunderes. Det er fortsat udgangspunktet, at måltidet skal være indtaget i forbindelse med strengt erhvervsmæssige formål.

Hvis forretningsrejsen foregår i Danmark, gælder de danske momsregler. Det betyder, at der er 25 % fradrag for momsen på restaurant­besøg eller morgenmad på hotellet. Bemærk, at drikkevarer og snacks fra minibaren på hotellet ikke giver ret til momsfradrag, da der ikke er tale om en restaurationsydelse.

Det er vigtigt, at hotelregningen er fordelt på henholdsvis bespisning og hotel, da man ellers kan risikere at miste retten til moms­fradrag.

Mad indtaget på farten giver ligeledes ikke ret til momsfradrag, heller ikke selv om kørslen er erhvervsmæssigt begrundet.

Mad på et midlertidigt arbejdssted 

Midlertidigt arbejdssted kendes ikke i momsretten. Momsmæssigt vil bespisning uden for virksomhedens egne lokaler i forbindelse med møder – og som ikke er på restaurant – ikke give ret til momsfradrag. Det er en gråzone, hvornår lokaler skal betragtes som ”virksomhedens egne lokaler”, men reglerne på området skal fortolkes strengt. Der vil derfor som hovedregel ikke kunne gives momsfradrag for bespisning på fx et morgenmøde i forbind­else med optagelse af en film eller spisning ved afholdelse af et byggemøde på en byggeplads.

Bespisning ved sociale arrangementer

Udgifter til bespisning ved sociale arrangementer i virksomhedens egne lokaler giver ikke ret til momsfradrag.

For visse sociale arrangementer (fx for af­hold­else af julefrokost, jubilæum eller sommerfest) har virksomheden ret til 25 % momsfradrag for udgifter til bespisning, hvis arrangementet afholdes ”ude i byen”, fx på en restaurant. Der er dog ikke ret til momsfradrag, hvis arrangementet har privat karakter.

Forretningsmiddage

Middag på en restaurant i forbindelse med møder giver ret til 25 % momsfradrag. Dette gælder også for forretningsmiddage, hvis denne kan karakteriseres som et møde med et strengt erhvervsmæssigt formål. Deltagelse af ægtefæller udelukker ikke momsfradrag. Udgifterne må dog ikke have privat karakter eller vedrøre luksusforbrug

Belønningsmiddage 

Momsmæssigt skal det vurderes fra gang til gang, om middagen er af ”strengt erhvervsmæssig karakter”. En fødselsdagsmiddag vil som udgangspunkt ikke være af strengt erhvervsmæssig karakter, hvorimod fejring af et velafsluttet projekt, hvor man også taler om projektforløbet eller lignende, kan give ret til 25 % momsfradrag.

I praksis anerkendes 25 % momsfradrag for en firmajulefrokost på en restaurant (udenfor virksomhedens egne lokaler). 

Bespisning før eller efter arbejds­relaterede arrangementer

Det skal vurderes, om det arbejdsrelaterede arrangement er af strengt erhvervsmæssig karakter. Begrebet fortolkes i praksis ganske udvidende, således, at temadage eller teambuilding også er omfattet. Bespisning i forbindelse med disse arrangementer kan derfor give ret til momsfradrag.

Bespisning der ligger før eller i forlængelse af et teambuilding-arrangement, men som udelukkende er ”for sjov”, vil normalt ikke give ret til fradrag. Det er dog en helhedsvurdering af dagens enkelte elementer, som afgør, hvorvidt der er mulighed for momsfradrag. Det kan være et argument for momsfradrag, at udgift­en anses for at være strengt erhvervsmæssig, hvis virksomheden afholder den. Eksempelvis blev en julefrokost afholdt på en restaurant betragtet som at være strengt erhvervsmæssig og gav derfor ret til 25 % momsfradrag.

Fri kost som et led i ansættelsen

Anden fri kost til medarbejderne vil ikke give ret til momsfradrag. Der er således ikke ret til momsfradrag for udgifter til fx gratis frugt- eller kageordninger samt te og kaffe, medmindre det indtages i forbindelse med et møde.

Derimod er der fradrag for den del af udgift­erne, der vedrører interne personalemøder, uvarslet overarbejde samt møder med forretningsforbindelser mv. Se ovenfor om overarbejdsmad samt afsnittet om ”Kantineordninger og morgenmad” i denne publikation.

Kantineordninger

For en beskrivelse af reglerne for skattepligt og moms ved bespisning i kantine – se nærmere i afsnittet ”Kantineordninger og morgenmad” i denne publikation.