I mere end 60 år har BoConcept designet og produceret møbler og accessoires i høj kvalitet og til attraktive priser. I dag har BoConcept 260 forretninger i 60 lande fordelt over hele verden. BoConcept er i gang med en ambitiøs vækstrejse, og en af vejene til øget vækst er at udvikle nye produkter med betydelig højere hastighed end tidligere. For at reducere time to market skulle P2M-processen strømlines, og det organisatoriske set up formaliseres, således at den tværfunktionelle koordinering og eksekvering mellem de forskellige afdelinger blev mere effektiv og processtabiliteten øget.
Proces mapping
Første skridt bestod i at kortlægge udviklingsprocessen fra idé til produkt. I denne sammenhæng blev der gennemført en interviewrunde med 25 interessenter. Formålet var dels at forstå processen i sin helhed gennem afhængigheder og sammenhænge, dels at identificere forbedringspunkter, der efterfølgende blev grupperet i arbejdsområder.
Kort, tyk og stabil P2M-proces
Et essentielt forbedringspunkt og element i nedbringelse af procestiden er frontloading. Tidligere blev der igangsat aktiviteter inden for dataoprettelse og marketing, inden produktet var færdigudviklet. Det medførte støj og ineffektivitet, fordi der hele tiden kom ændringer og nye informationer, hvilket betød øget udviklingstid og frustrationer blandt medarbejderne. Ved at frontloade udviklingsaktiviteter kan produktudviklingsafdelingen færdigudvikle produktet, inden afdelingerne for dataoprettelse og marketing igangsætter deres aktiviteter. Produktudvikling bruger flere ressourcer i begyndelsen af processen og sikrer sig, at produktet er færdigudviklet, inden de sender det ud i organisationen. Derved undgås mange tidskrævende tilbageløb, og organisationen forstyrres ikke unødvendigt.
“Den strukturerede P2M-proces betyder, at vi er på forkant, vi har overblikket og vores lanceringsdatoer er konsekvente, så vi kan briefe vores butikker og aligne vores aktiviteter”
Jette Graulund —Marketingansvarlig for produktudviklingUdfordringen
Lang udviklingsproces med mange tilbageløb. Silotænkning frem for tværfaglig koordination og eksekvering. Tilfældig og ineffektiv koordinering. Manglende overblik over ressourcer i de enkelte afdelinger. Frustration i organisationen.
Løsningen
Nedbringelse af time to market gennem proces-mapping og procesoptimering. Frontloading af iterative udviklingsaktiviteter reducerer risikoen for designændringer og mindsker frustration og usikkerhed i organisationen. Processtabilitet via konkretisering af processen og fælles forståelse af udviklingsforløbet. Organisatorisk blev det understøttet af etablering af core teams for hvert segment, introduktion af projektledelse samt understøttende værktøjer og mødestrukturer til projektstyring og stakeholder management.
Resultatet
Time to Market reduceret med 20 %. En betydelig styrket processtabilitet betyder, at der kommunikeres troværdige lanceringstidspunkter. Transparens i forhold til igangværende projektforløb for projektdeltagere og stakeholders. Større træfsikkerhed for nye produkter. Reduceret frustration i organisationen.
“Frontloading har givet ro i organisationen og reduceret usikkerhed og frustrationer. Vores medarbejdere ved, at der ligger nogle meget velovervejede business cases bag alle de nyheder, vi lancerer.”
Claus Ditlev Jensen —Collection & Visuals DirectorPlanning and execution tool
Da de enkelte afdelinger havde hver sit system med egne processer, kalender og deadlines, var det svært at danne sig et overblik over ressourcer. Planning and Execution Tool har fusioneret de enkelte afdelingers processer til et tværfagligt værktøj. Det rummer alle aktiviteter, deadlines og beskriver produkter i pipeline i alle detaljer størrelser, farver, materiale, vægt etc. I modsætning til tidligere deles information om et nyt produkt først med resten af organisationen, når alle informationer i Planning and Execution Tool er indsamlet. Planning and Execution Tool fungerer desuden som mødestruktur på det ugentlige koordineringsmøde.
Core coordination teams
Tidligere foregik koordineringen af nye produkter fragmenteret på e-mail eller ved kaffemaskinen. Der blev brugt meget energi på at skrive og modtage e mails og på at løbe rundt for at holde sig orienteret. Det er ændret med etableringen af core coordination teams. BoConcept har tre core teams, ét for hvert segment plademøbler, polstermøbler og accessoires. De tre core teams mødes ugentligt, hvilket i praksis betyder, at hver produktchef har sit eget ugentlige koordineringsmøde med et team bestående af de fem vigtigste personer i processen. I hvert core team er der en repræsentant for marketing, datamanagement og en projektleder.
”Mange af os er gamle i gårde, og hvis vi kan tage en smutvej, så gør vi det. Derfor er det vigtigt, at projektlederen kender sin rolle og er stærk nok til at sige fra. Jeg har dyb respekt for den rolle vores konsulent fra PwC påtog sig som projektleder. Han fik os samlet, fik møderne op at stå og fik os til at tale sammen og selv finde løsningerne. Det var vi aldrig nået i mål med alene”.
Jette Graulund —Marketingansvarlig for produktudviklingDe tre core teams har gjort en kæmpe forskel for processen. Inden det ugentlige koordineringsmøde, har deltagerne forberedt sig med deres bagland, så de kender status på de forskellige opgaver. Al information er samlet ét sted, og møderne bliver brugt til koordinering, det er ikke der, man slukker ildebrande eller træffer beslutninger.
P2M-processen er blevet kortere, mere stabil og mindre personafhængig. Desuden har den større indsigt i processen, og ikke mindst i de andre afdelingers udfordringer skabt, et større sammenhold på tværs af organisationen med mindre silotænkning og større fælles forståelse af udviklingsprocessen.
At opnå betydelig reduktion i time to market og øget processtabilitet gennem et stærkt organisatorisk set up, der understøtter en dokumenteret og optimeret proces, hvor risiko søges elimineret så tidligt som muligt i procesforløbet.
Fit for Growth
Få indsigt i, hvordan I sikrer fremtidig vækst og transformerer jeres forretning ved at have en strategisk tilgang til håndtering og optimering af jeres omkostninger.
