Bedste praksis for estimering af legacy it-systemer

Hvad er legacy estimering?

Legacy estimering er processen, hvor man vurderer omkostningerne ved at opretholde, modernisere eller udskifte ældre it-systemer. Disse systemer er ofte kritiske for organisationens daglige drift, men deres forældede teknologi og manglende fleksibilitet kan skabe betydelige udfordringer. Legacy estimering omfatter ikke kun de direkte omkostninger ved drift og vedligeholdelse, men også de indirekte omkostninger, som kan opstå ved tabt produktivitet, risiko for nedbrud eller manglende overensstemmelse med nutidige standarder og regulatoriske krav.

At adressere estimeringen af legacy it-projekter er derfor ikke kun en økonomisk opgave, men en strategisk nødvendighed, der kræver omhyggelig planlægning og vurdering. En grundig og præcis estimering giver organisationer mulighed for at forstå de fulde omkostninger og risici, hvilket er essentielt for at sikre en effektiv ressourceallokering og en bæredygtig it-strategi. Ved at fokusere på estimering kan organisationer undgå ubehagelige økonomiske overraskelser og opnå større operationel effektivitet. 

Udfordringer ved estimering af legacy it-systemer

Estimering af legacy-systemer indebærer en række udfordringer, som ikke nødvendigvis er til stede ved estimering af øvrige, herunder nye, systemer. Disse systemer er ofte mindre godt dokumenterede, og der kan være ukendte afhængigheder mellem systemer, som gør det vanskeligt at få et komplet overblik over de samlede omkostninger. Desuden kan der være teknisk gæld, som er svær at kvantificere, samt en usikkerhed omkring, hvor længe systemet vil være relevant i organisationens it-portefølje. Nedenfor har vi samlet nogle af de typiske udfordringer, som vores kunder oplever med estimering af deres legacy it-systemer: 

• "Vi fandt ud af, at flere afhængigheder mellem systemerne slet ikke var dokumenterede, hvilket gjorde estimeringen til en udfordring."

• "Det var umuligt at få et præcist billede af omkostningerne, da vores legacy-system var en sort boks, ingen helt forstod."

• "Vi oplevede skjulte omkostninger, da den tekniske gæld i systemet viste sig at være langt større end først antaget."

• "Mange af de interne eksperter, der kendte systemet, var gået på pension, hvilket gjorde det svært at få præcise vurderinger."

• "Overgangen til et nyt system blev langt dyrere, fordi vi ikke havde forudset omfanget af datamigrering fra legacy-systemet."

Metoder til estimering

Når man skal estimere omkostningerne ved legacy it-systemer, er det afgørende at anvende en struktureret tilgang, der passer til den specifikke omkostningstype. Hos PwC har vi stor erfaring med at anvende fire estimeringsmetoder, som kan tilpasses den viden, der er til rådighed, samt kompleksiteten og omfanget af systemet. Disse metoder er ikke en one-size-fits-all-løsning, men fleksible værktøjer, der kan justeres efter behov for at sikre en nøjagtig og effektiv estimering.

1. Komparativ analyse: Indebærer sammenligning af det aktuelle system med lignende systemer, der allerede er blevet opdateret eller udskiftet. Dette kan give en idé om omkostningsniveauet og de udfordringer, der kan opstå ved modernisering.
2. Ekspertvurderinger: Involverer inddragelse af fagfolk med dyb viden om både legacy-systemet og moderne it-løsninger. Eksperter, som vi i PwC kan tilbyde, kan identificere potentielle faldgruber og skjulte omkostninger, som en standard estimering måske vil overse. Deres erfaring kan også bidrage til at vurdere, hvor realistiske de opstillede budgetter og tidsplaner er.
3. Teknisk analyse: Fokuserer på at dekomponere systemet og vurdere hver enkelt komponent. Metoder som function points-analyse kan bruges til at måle systemets kompleksitet og estimere omkostningerne ved opgraderinger eller udskiftninger. PwC har også gode erfaringer med kvalitetsanalyseværktøjer fx Sigrid ifm. systematiske analyser af teknisk gæld, sikkerhedssårbarhed og it-arkitektur af it-systemer. Teknisk analyse giver samlet set et mere detaljeret billede af systemets nuværende tilstand og potentielle fremtidige behov.
4. Benchmarking: Involverer sammenligning af legacy-systemets omkostninger og ydeevne med industristandarder eller statslige systemer på tværs. Dette giver et bredere perspektiv på, hvor effektivt systemet er, og hvor det kan være fordelagtigt at foretage ændringer.

Bedste praksis for estimering af legacy it-systemer

For at sikre en tilstrækkelig og præcis estimering af legacy it-systemer bør følgende bedste praksisser overholdes:

1. Omfattende omkostningsanalyse: Inkludéer alle potentielle omkostningselementer, både direkte og indirekte, for at få et komplet billede af den samlede økonomiske påvirkning.
2. Brug flere estimeringsmetoder: Kombinér forskellige metoder baseret på omkostningstypen, der estimeres for at skabe en robust estimering.
3. Dobbeltdrift: Beregn omkostningerne ved at skulle opretholde drift af både legacy- og nye systemer i en overgangsperiode, som ofte er uundgåelig.
4. Vurder datamigrering: Migrering af data fra et legacy-system til et nyt system kan være komplekst og dyrt. Sørg for, at omkostningerne ved datamigrering er grundigt estimere
5. Identificér skjulte risici: Legacy-systemer kan have skjulte risici, som kan føre til uforudsete omkostninger. Vær opmærksom på forældet teknologi, mangel på ekspertise og sikkerhedsproblemer.

Præcis estimering af legacy it-systemer er ikke blot en nødvendighed for at undgå økonomiske overraskelser, men også for at sikre, at organisationens it-strategi er fremtidssikret. Ved at følge bedste praksis og anvende flere estimeringsmetoder kan din organisationer opnå et mere præcist og pålideligt billede af de økonomiske konsekvenser ved at opretholde eller modernisere legacy-systemer.