Typiske udfordringer ved ERP-implementeringer

Urealistiske forventninger til ERP-transformationer underminerer succes

Mange virksomheder har stor tiltro til den software, de implementerer, og undervurderer ofte den nødvendige tidsramme, der kræves for at opnå de ønskede forretningsmæssige resultater. Når virkeligheden sætter ind, og det står klart, at projektet tager længere tid, er dyrere og kræver flere ressourcer end først antaget, bliver virksomheden ofte tvunget til at skære ned på områder, der er afgørende for succes. Dette kan føre til nedskalering af vigtige aspekter såsom forandringsledelse, gentagne runder af brugeraccepttest og reduceret tid til indsamling af krav tidligt i projektet. 

En af de mest væsentlige måder at forhindre udslagsgivende nedskaleringer på er at bevare en sund skepsis over for softwareleverandørens eller systemintegratorens tids- og budgetmæssige estimater. For at sikre, at leverandøren overholder tidsfristerne, kan der indbygges en buffer til projektet og eventuelt implementeres økonomiske incitamenter.

Når det handler om ressourceallokering, er det afgørende at forstå og prioritere interne ressourcer, og samtidigt bør man overveje at outsource områder til eksterne partnere, hvor man mangler kompetencer og ressourcer mhp. at øge både kvalitet og effektivitet. Områder hvor dele typisk kan outsources er, hjælp og rådgivning til forandringsledelse, projektledelse, test og kvalitetssikring og forretningsproces, analyse og redesign.

Nedprioritering af forandringsledelse

En af de mest hyppige underliggende årsager til fiasko i et ERP-implementeringsprojekt opstår, når der ikke er tilstrækkeligt fokus på virksomhedens evne til at håndtere forandringer, eller når det fokus, der er lagt på forandringsledelse, ikke viser sig at være effektivt. Hvis man forsømmer den menneskelige dimension af forandringen, risikerer man også at overse vigtigheden af, at medarbejderne omfavner de nye processer og værktøjer. Dette kan i sidste ende føre til, at man ender med en softwareløsning, der ikke skaber den ønskede forretningsmæssige værdi. Det er derfor afgørende at undgå at blive alt for låst fast i teknologien. 

Virksomheder prioriterer specialløsninger fremfor 'Best Practice'

ERP-systemer har deres begrænsninger. Deres natur er at forsøge at dække en bred vifte af funktioner for forskellige virksomheder. Dette medfører fordele ved at have alt samlet i ét system, men ulemperne opstår, når ikke alt kan udføres optimalt.

Det er almindeligt praksis, at de fleste omfattende ERP-projekter indebærer en vis grad af udvikling. I denne sammenhæng handler spørgsmålet ikke længere om blot at vælge mellem fuld standardfunktionalitet og best-practice versus ikke-standardløsninger. Det handler derimod om, at afgøre, i hvilken grad der skal forekomme udvikling i ERP-systemet og det omgivende landskab. Dette afhænger af, hvordan udviklingen bidrager til værdien af de processer, de understøtter. Da hver virksomhed har unikke behov, der kan skabe  en konkurrencefordel, vil disse behov ofte ikke blive dækket af standardfunktionerne i et ERP-system. For større og mere komplekse virksomheder er specialudvikling ofte nøglen til at imødekomme de unikke behov. Det er vigtigt at bemærke, at et forandringsbehov alene ikke automatisk berettiger brugen af specialudvikling som løsning inden for ERP-software.

At åbne op for udviklingsmuligheder inden for et ERP-system kan føre til en situation, hvor optimeringsmuligheder udvikles i systemet, uden at de løser større udfordringer, eller at man opnår en høj ROI for virksomheden. For at undgå denne udfordring er en solid projektstyring og kontrol afgørende. Den indledende projektstrategi, der inkluderer den grundlæggende vision og styrende principper samt vurdering af forretningsmæssige fordele, skal vejlede beslutningen om, hvorvidt udviklingsinitiativer i forhold til ressourcer, tid og risiko er i overensstemmelse med de ønskede forretningsmæssige fordele, som projektet sigter efter at opnå. Dertil vil en såkaldt "clean core" strategi skabe et mere bæredygtigt styringsgrundlag på lang sigt. Ved at bygge på standardprocesser og robuste integrationer skabes der en mere stabil platform for at drive forretningen. Dette vil lette fremtidige opdateringer, vedligeholdelse og tilpasninger og sikre, at virksomheden forbliver konkurrencedygtig og agil på lang sigt.