Nye justerede Anbefalinger for god Fondsledelse

Forvaltning af fondens kapital (anbefaling 2.1.2)

Anbefalingen er uændret – men kommentaren har fået en ny formulering således:

"Fondens forvaltning af dens samlede kapital bør helt overordnet sikre fondens langsigtede levedygtighed og mulighed for til stadighed at opfylde fondens formål og understøtte et eventuelt ejerskab af dattervirksomheder.

Bestyrelsen bør definere og løbende forholde sig til de overordnede principper, i henhold til hvilke bestyrelsen forvalter fondens samlede kapital. De overordnede principper bør blandt andet vedrøre det forventede afkast, uddelinger, likviditetsbehov i øvrigt samt timingen heraf, blandt andet i forhold til fondens erhvervsaktivitet, uddelingspolitik, investeringer og omkostninger.

Med udgangspunkt i fondens formål bør bestyrelsen forholde sig til fondens investeringer, herunder aktiv-typer, risikoprofil, risikospredning og kapitalberedskab i forhold til fondens virksomhed, samt overvågning og rapportering."

PwC’s kommentarer til anbefalingen: 

Det er PwC’s opfattelse, at med denne ændring vægtes fondens langsigtede levedygtighed og muligheden for at opfylde fondens formål samt understøtte fondens virksomheder.

Andre opgaver end egentlige bestyrelsesopgaver (anbefaling 2.2.2)

Ordlyden af anbefalingen og kommentarerne til anbefalingen er som følger:

"2.2.2 Det anbefales, at hvis bestyrelsen anmoder et medlem af bestyrelsen om at udføre særlige opgaver for fonden ud over bestyrelseshvervet, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning herom, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden og de øvrige medlemmer af bestyrelsen og en eventuel direktion.

Kommentar

Hensigten med anbefalingen er at sikre en forsvarlig arbejdsdeling mellem bestyrelsens medlemmer, hvor et medlem af bestyrelsen udfører særlige opgaver, der falder uden for bestyrelseshvervet. Det anbefales derfor, at bestyrelsen træffer beslutning om og protokollerer de forholdsregler, som en sådan særlig opgavevaretagelse indebærer.

De særlige opgaver, som ligger ud over bestyrelseshvervet, er typisk kendetegnet ved, at bestyrelsesmedlemmet modtager særskilt vederlæggelse herfor, som ikke er en del af bestyrelseshonoraret. Et eventuelt vederlag for udførelsen af den særlige opgave bør ligeledes fremgå af bestyrelsesbeslutningen.

Har bestyrelsen ikke ansat en direktion, er det bestyrelsen, der som kollektivt organ har ansvaret for at varetage den daglige ledelse af fonden som en del af bestyrelseshvervet, hvilket ikke betragtes som udførelse af en særlig opgave.

Nedsættelse af eventuelle bestyrelsesudvalg, f.eks. med fokus på det forberedende arbejde med uddelinger eller investeringer, betragtes heller ikke som udførelse af særlige opgaver.

Anbefalingen vedrører ikke ansættelsesforhold, herunder hvor et bestyrelsesmedlem tillige er ansat som direktør i fonden.

I bestyrelsens forretningsorden kan der med fordel indgå en overordnet beskrivelse af formandens, en eventuel næstformands og de øvrige bestyrelsesmedlemmers opgaver, pligter og ansvar.

Bestyrelsen skal være opmærksom på eventuelle inhabilitetsproblematikker."

PwC’s kommentarer til anbefalingen: 

Komitéen har fundet det relevant at udvide anbefalingen om arbejdende bestyrelsesformand, så anbefalingen fremover omfatter alle medlemmer af fondens bestyrelse og de særlige opgaver, som bestyrelsen aftaler, at et medlem skal udøve ud over bestyrelseshvervet. Det er endvidere indarbejdet, at et eventuelt vederlag for det særlige arbejde bør fremgå af bestyrelsesbeslutningen (anbefaling 2.2.2). 

Det betyder, at bestyrelsesmedlemmer ikke uden videre kan påtage sig løbende driftsopgaver for fonden.

Skærpelse af kravet om uafhængighed (anbefaling 2.4.1)

Komitéen har fundet det relevant at skærpe anbefalingen om uafhængighed, så mindst en tredjedel af bestyrelsens medlemmer fremover bør være uafhængige (anbefaling 2.4.1). 

Det betyder, at antallet af uafhængige bestyrelsesmedlemmer (eksklusive medarbejdervalgte medlemmer) justeres:

Skærpelsen vedrører herudover det understregede i de følgende punkter (der blot er et lille uddrag af anbefalingen) (det understregede er udtryk for ændringerne):

• er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner hos fondens eller fondens dattervirksomheds eksterne revisor,
• er stifter eller væsentlig gavegiver eller bidragsyder,
• er bestyrelsesmedlem i fonden, hvis fonden har til formål at yde støtte til bestyrelsesmedlemmets familie eller andre, som står bestyrelsesmedlemmet særligt nær,
• er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lignende, der bevilger eller gentagne gange inden for de seneste fem år har bevilget væsentlige donationer til fonden.

Af kommentaren til anbefaling 2.4.1 er det blandt andet præciseret, at det er bestyrelsens ansvar konkret at vurdere medlemmets reelle (faktisk og oplevet) uafhængighed, og bestyrelsen afgør, hvilke medlemmer der i overensstemmelse med anbefalingen betragtes som uafhængige. 

Udpegningsperiode (anbefaling 2.5.1) og aldersgrænse (anbefaling 2.5.2)

Anbefalingen om udpegningsperioden er uændret (en periode på mindst to år og højst fire år ad gangen).

Kommentaren til anbefaling 2.5.1 præciserer, at udpeger den bestående bestyrelse nye medlemmer, sker det ved afstemning i bestyrelsen, og det bør som udgangspunkt ske på bestyrelsens årsregnskabsmøde. Tilsvarende bør genudpegning ligeledes ske på årsregnskabsmødet. 

Anbefalingen om aldersgrænsen i anbefaling 2.5.2 er uændret, men kommentaren er præciseret og indeholder nu blandt andet følgende formulering:

"En aldersgrænse for bestyrelsesmedlemmer har til formål at medvirke til sikring af den rette balance mellem fornyelse og kontinuitet i bestyrelsen. Derudover har den til formål at skærpe bestyrelsens opmærksomhed på og stillingtagen til bestyrelsens sammensætning og kompetencebehovene i bestyrelsen i forhold til fondens formål og drift. Medlemmer af en stifterfamilie kan undtages fra en sådan aldersgrænse.

Særligt fordi fonde ikke har nogen ejere, der på en generalforsamling kan udskifte bestyrelsesmedlemmer, kan en aldersgrænse være en vigtig mekanisme for en effektiv successionsplan i bestyrelsen.

Komitéen anbefaler ikke en specifik aldersgrænse og har heller ikke taget stilling til, hvilken aldersgrænse der er den rette. Ved fastsættelsen af en aldersgrænse må bestyrelsen vurdere, hvilken aldersgrænse der er den rette for fonden.

En aldersgrænse er ikke i strid med reglerne om forbud mod forskelsbehandling, da et bestyrelseshverv ikke er et ansættelsesforhold."

PwC’s kommentarer til anbefalingerne:

Det er PwC’s forståelse, at man ønsker at tilskynde til mere rotation i bestyrelserne – og at det skal ske ud fra behov for konkrete kompetencer i bestyrelsen.

Evaluering af bestyrelsesmedlemmer (anbefaling 2.6.1)

I anbefaling 2.6.1 om evalueringsprocedurer tilføjes: "Karakteren og omfanget af evalueringsproceduren må afhænge af fondens konkrete forhold og kan variere fra år til år."

Ifølge kommentarerne til anbefaling 2.6.1 er motivationen primært, at bestyrelsen derved med passende mellemrum vurderer sin egen indsats, herunder om de opsatte mål er opnået. 

Evalueringen har også til formål at danne grundlag for en kontinuerlig forbedring af bestyrelsesarbejdet og skal sikre, at bestyrelsen til stadighed har den rette sammensætning samt at der sker en løbende fornyelse. 

I anbefaling 2.6.2 præciseres, at formanden gennemgår den årlige evaluering af direktionen og/eller administrator med de pågældende personer.

PwC’s kommentar til anbefalingen:

Det er PwC’s forståelse, at formålet med disse justeringer er, at det anses for vigtigt, at bestyrelsen forholder sig til, om bestyrelsen når sine mål – og at evalueringen heraf indgår i fondens videre kontinuerlige forbedring af bestyrelsesarbejdet, herunder at sikre de rigtige kompetencer.  

Vederlag til bestyrelsen og en eventuel direktion (anbefaling 3.1.1)

Anbefaling 3.1.1 er primært en sproglig justering – men ifølge kommentaren til anbefaling 3.1.1 er der givet en række præciseringer med følgende tilføjelser:

• "Fonden kan kun betale vederlag til medlemmer af bestyrelsen og direktionen for det arbejde, der konkret er udført i fonden.
• Det er endvidere bestyrelsens ansvar, at vederlag, herunder bonus, til medlemmer af en eventuel direktion er passende i forhold til direktionens arbejde og ansvar samt fondens økonomiske stilling. 
• Der bør ikke tildeles bonus eller andre incitamentsordninger til enkelte medlemmer af fondens bestyrelse. Sådanne ordninger kan indebære, at den pågældendes personlige interesser kan være stridende mod fondens formål og langsigtede interesser. Bestyrelsen er som følge af inhabilitet forhindret i at træffe beslutning om bonus eller andre incitamentsordninger til den samlede bestyrelse. 
• Der kan ikke tildeles pension til medlemmer af bestyrelsen, da der er tale om udpegning til et konkret hverv, som udføres i en begrænset periode. Der er således ikke tale om et ansættelsesforhold, som vederlægges med løn, hvoraf der kan optjenes pension. Tilsvarende kan der heller ikke tildeles fratrædelsesgodtgørelser, gratialer eller lignende til medlemmer af fondens bestyrelse.
• Er et medlem af fondens bestyrelse bestyrelsesmedlem i fondens dattervirksomhed(er), bør den pågældende ikke tildeles bonus eller andre incitamentsordninger i dattervirksomheden(erne), da sådanne ordninger kan indebære, at bestyrelsesmedlemmets personlige interesser kan være stridende mod fondens formål og langsigtede interesser. 
• Ledelsesmedlemmer i fonden bør hverken helt eller delvist vederlægges med aktier i fondens dattervirksomhed(er)."

Derudover viderefører man fortsat følgende krav:  

• "Vederlaget omfatter alle ydelser, og ydes for ansvaret og arbejdsindsatsen forbundet med bestyrelseshvervet eller ansættelsen som direktør. 
• Vederlag til en eventuel direktion omfatter således løn, bonus eller lignende ordninger samt eventuelle indbetalinger til pension, men også andre ydelser som f.eks. fri bil, bolig, telefon, internet eller lignende. 
• Hvervet som bestyrelsesmedlem i en fond indebærer en særlig forpligtelse til at sikre, at bestyrelsens beslutninger om vederlag alene sker til opfyldelse af fondens formål og interesser, og således alene modsvarer ansvaret og arbejdsindsatsen forbundet med bestyrelseshvervet. 
• Principperne for vederlag til medlemmer af bestyrelsen og en eventuel direktion skal understøtte en hensigtsmæssig langsigtet udvikling for fonden i overensstemmelse med fondens formål.
• Vederlag til medlemmer af bestyrelsen kan være af symbolsk størrelse, ligesom bestyrelseshvervet kan være ulønnet.
• Fondsbestyrelsen bør, som led i fondens engagerede ejerskab af dens dattervirksomhed(er), forholde sig til dattervirksomhedens(ernes) principper for vederlæggelse af dens bestyrelse og direktion." 

PwC’s kommentarer til anbefalingen:

Ovennævnte præciseringer og skærpelser er efter PwC’s vurdering formentlig en følge af de i praksis forekommende problemstillinger, som myndighederne har konstateret vedrørende fondes fastsættelse af vederlag. Det understreges således, at bestyrelsen skal forholde sig til, hvorvidt vederlaget til bestyrelse og direktion ikke overstiger, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, og hvad der må anses for forsvarligt i forhold til fonden/fondskoncernen. Disse overvejelser skal tillige dokumenteres og protokolleres.

Oplysninger i årsregnskab om ledelsesvederlag (anbefaling 3.1.2)

Anbefaling 3.1.2 om oplysning om ledelsesvederlag ændres sprogligt, og oplysningerne skal gives i årsregnskabet – men i realiteten ændres der herudover næppe noget – og man fastholder, at fonde også skal give oplysninger om ledelsens vederlag modtaget fra associerede virksomheder, hvilket går videre end oplysningskravet efter årsregnskabsloven. 

I kommentarerne til anbefalingen præciseres det, at:

• Da erhvervsdrivende fonde ikke har ejere, er det væsentligt, at der er transparens om hvert enkelt medlems samlede vederlag. 
• Oplysningerne gives i årsregnskabet og ikke alene i ledelsesberetningen, da det er årsregnskabet, revisor reviderer.
• Er der et eller flere medlemmer af bestyrelsen og en eventuel direktion, der ikke modtager vederlag, bør denne oplysning gives i årsregnskabet.
• Er der aftalt tiltrædelses-, forsikrings-, pensions- og/eller fratrædelsesordninger for direktionen, anses sådanne for omfattet af vederlagsoplysningerne. Fratrædelsesordninger omfatter et bredt område inkl. opsigelsesvarsel, optjening af vederlag i opsigelsesperioden, fratrædelsesgodtgørelse, ”change of control”-aftaler, forsikrings- og pensionsordninger, pensionsindbetalinger efter fratrædelse m.v.