Kommunikér whistleblowerordningen
Allerede i forbindelse med etableringen af ordningen er der store fordele ved en god kommunikation med eksempelvis samarbejdsudvalg eller andre organer, som skal inddrages. En ordning, der ikke bliver kommunikeret ordentligt ud til medarbejderne på alle niveauer, vil formentlig ikke blive brugt, og det kan bremse den viden, som ellers kan flyde gennem ordningen. Medarbejderne har naturligvis brug for information om ordningens eksistens, men det er også vigtigt at informere om lavpraktiske forhold, såsom hvor de finder ordningen, hvordan de foretager en indberetning, og hvad de kan indberette.
Det er også vigtigt at få mere juridiske forhold med. Det vil eksempelvis være en god idé at oplyse om, at loven giver medarbejderne beskyttelse mod negative konsekvenser som følge af indberetningen. Medarbejderne har også brug for at vide, at loven stiller hårde krav til dokumentation for processen og krav om fortrolighed. Det inkluderer for eksempel, hvordan I i organisationen sikrer, at den person, indberetningen omhandler, ikke er den samme som skal behandle sagen. Hvis medarbejderne også har mulighed for at indberette anonymt, skal det tydeligt fremgå, hvordan I hjælper dem med at undgå, at indberetningen bliver sporet via virksomhedens sædvanlige sikkerhedslog. Endelig er det ikke alt, der kan indberettes til whistleblowerordningen. Det er derfor vigtigt at orientere om, at der eksempelvis ikke kan indberettes generel utilfredshed med ledelsen, kollegaer, lønforhold eller lignende. Her må medarbejderne følge den sædvanlige rapporteringsvej, det vil sige til deres leder eller HR. Nogle virksomheder lader også den slags indberetninger omfattes af whistleblowerordningen, men de vil falde uden for lovens område og blive omfattet af ikke alene de almindelige ansættelses- og arbejdsretlige regler, herunder overenskomstforpligtelser, men også af GDPR.
Håndter oplysningerne med forsigtighed
Det er et grundprincip ved behandling af personoplysninger, at der alene behandles de oplysninger, der er nødvendige for at kunne undersøge sagen. Særlig opmærksomhed skal rettes mod videregivelse af oplysninger til andre, herunder især den person, som indberetningen omhandler. Men også videregivelse til andre, som kan have viden og bliver interviewet i forbindelse med anmeldelsen, må kun få oplyst det, der er nødvendigt. Både whistleblowerens identitet og den, som indberetningen omhandler, skal i det omfang, det er muligt, beskyttes, og oplysninger skal behandles med fortrolighed. Det giver ofte mening at kontakte whistlebloweren for at få uddybende oplysninger om de forhold, der er indberettet. Det kan være en fordel at give whistlebloweren mulighed for at være anonym, da det kan gøre det nemmere for vedkommende at indberette følsomme emner, men det medfører også udfordringer. For at imødekomme whistleblowerens adgang til at forblive anonym og samtidig minimere risikoen for, at brugbare og væsentlige oplysninger går tabt, findes der flere systemer, der understøtter anonym kommunikation med whistlebloweren. Dette vil hjælpe med den uddybende dialog omkring de indberettede forhold i de tilfælde, hvor whistlebloweren ønsker at være anonym. De grundlæggende principper om behandling af personoplysninger skal respekteres, og brud på fortroligheden kan betragtes som et sikkerhedsbrud, der skal indrapporteres til Datatilsynet.
Lær af den viden, der kommer fra whistleblowerordningen
At håndtere den pågældende sag og komme til bunds i den er én ting, men for at få optimalt udbytte af arbejdet med whistleblowerordningen skal den viden og indsigt, der kan udledes af indberetningerne, anvendes til at lære og udvikle organisationen. Eksempelvis kan regnskabssvindel - udover en dybdegående undersøgelse - give anledning til, at de interne kontroller bliver revurderet, eller at der bliver lavet en dybere gennemgang af, hvilke besvigelsesrisici virksomheden er eksponeret for. Svigt af virksomhedens kvalitetskrav vil kunne medføre behov for en omfattende kvalitetssikring af virksomhedens projekter.
Samarbejdet med PwC giver jer en solid og afprøvet sikker løsning hele vejen rundt
PwC hjælper med alle dele af processen, lige fra etablering, herunder rådgivning om overenskomstkrav og involvering af samarbejdsudvalg, til drift og løbende rådgivning om ordningen. Udover vores ekspertise inden for risikohåndtering, undersøgelser af økonomisk kriminalitet, kvalitetssikring m.m., besidder vi også de nødvendige juridiske kompetencer til at håndtere de retlige spørgsmål, som indberetninger kan medføre, herunder GDPR og ansættelsesret. PwC kan derfor være den eksterne, fortrolige støtte, der er nødvendig, når der eksempelvis skal gennemføres undersøgelser som følge af en indberetning. Med andre ord kan PwC hjælpe med mange af de opgaver og spørgsmål, som indberetninger fører med sig.
Bliv klar til whistleblowerordningen for SME'er
Tilmeld dig et eller flere kommende webinarer om den nye whistleblowerordning
Kontakt os
