Værd at vide om det kommende krav til digitale kasseapparater

Det betyder, at mere end 12.500 danske virksomheder skal forholde sig til det nye krav om digitale salgsregistreringsystemer. Fra den 1. januar 2024 bliver alle virksomheder med en årlig omsætning på mindre end 10 mio. kr. pålagt at bruge digitale kasseapparater, men hvis en virksomheds registrering af salg er uregelmæssig, kan myndighederne allerede nu pålægge virksomhederne at overgå til et digitalt salgsregistreringssystem.

Årsagen er, at Skatteforvaltningen igennem flere år har erfaret en tendens til, at virksomheder i nogle brancher bevidst angiver forkerte oplysninger for at undgå at betale skat og moms. Dette har i høj grad været tilfældet blandt detail- og servicevirksomheder, der har kasseapparater, og som handler med kontanter. Samtidig har bogføring og fakturahåndtering i selv samme typer af virksomheder været af så ringe kvalitet, at kontrol af disse næsten altid har medført udfordringer for myndighederne. 

Skattemyndighederne har ved kontrolbesøg i 2018 og 2019 hos mere end 1.000 udvalgte virksomheder lavet skatteopkrævninger for mere end 52 mio. kroner grundet fejl og manglende registreringer. 

Skatteministeriet har igangsat flere tiltag, der skal give yderligere kontrolbeføjelser og dermed stille kontrolmyndighederne stærkere end tidligere. 

De nye initiativer har deres udgangspunkt i den politiske aftale ”Styrket indsats mod sort arbejde”, som et bredt flertal af Folketingets partier indgik i 2017. Det samme gælder det vedtagne lovforslag fra den 2. oktober 2019, hvor daværende skatteminister Morten Bødskov skærpede kravene til digitale salgsregistreringssystemer i momsbekendtgørelsen. Lovforslaget stiller krav til yderligere digitalisering hos både virksomhederne og udbyderne af digitale salgsregistreringssystemer.

I daglig tale kan et salgsregistreringssystem oversættes til et kasseapparat, og i mere tekniske vendinger omtales det ligeledes som digitale POS-systemer (point-of-sale).

Et standardsystem vil typisk indeholde en iPad-skærm eller monitor, som fungerer som et digitalt kasseapparat, der forbundet til en pengeskuffe, bonprinter og en betalingsterminal til at modtage kort eller mobile betalinger. Herudover skal salgsregistreringssystemet automatisk lagre oplysninger om salg, som kan eksporteres og udleveres digitalt til myndighederne i forbindelse med et kontrolbesøg.

De brancher, der skal overgå til digitale kasseapparater er:

• Restauranter
• Pizzeriaer, grillbarer, isbarer mv.
• Cafeer, værtshuse, diskoteker mv.
• Købmænd og døgnkiosker

Siden 1. juli 2021 har Skattestyrelsen foretaget omfattende kontroller hos detailvirksomheder inden for disse brancher. Gennem Skattestyrelsens kontrol er der konstateret uregelmæssigheder som typisk er forekommet ved, at virksomheden ikke har afstemt kassen dagligt, eller fordi man ser andre indikationer på manglende eller slet ingen registreringer af virksomhedens salg.

Skattestyrelsen har forklaret, at virksomheder der driver uretfærdig konkurrence overfor andre tilsvarende virksomheder, og som opererer med sort økonomi ved ikke at indberette og betale korrekt moms, vil både blive pålagt at benytte et digitalt salgsregistreringssystem, som kan udvekssle data i SAF-T format (Standard Audit File For Tax) til skattestyrelsen, ligesom de skal forvente at blive genstand for yderligere og omfattende kontroller af Skattestyrelsen.

Vi anbefaler, at du hurtigst muligt analyserer dit nuværende salgsregistreringssystem og derigennem konstaterer, om du har behov for at investere i et nyt digitale salgsregistreringssystem for at undgå fremtidige fejlregistreringer og uhensigtsmæssigheder i opsætningen. Bliver din virksomhed underlagt kontrol, ved vi ikke, hvad det har af betydning, og hvor omfattende kontrollen bliver. Under alle omstændigheder skal du forvente en administrativ byrde i forbindelse med besøg fra skattemyndighederne.  Den administrative byrde kan både være begrænsende i virksomhedsdriften eller omfatte yderligere udgifter til administration.

Mange virksomheder inden for de berørte brancher har i forvejen digitale salgsregistreringssystemer, hvor man lige skal undersøge om det nuværende system opfylder de nye regler, herunder udveksling af SAF-T. Flere virksomheder har dog ikke koblet deres salgsregsitreringssystem til deres bogføringssystem, så et salg automatisk bliver bogført. Hvis dit salgsregistreringssystem muliggør det, er det en overvejelse værd at investere i denne opkobling, så du sparer tastearbejdet i bogholderiet.

Hos PwC har vi desværre set tilfælde, hvor virksomheder i god tro har investeret i digitale kasseapparater, som rent faktisk ikke opfylder skattemyndighedernes krav til digitale salgsregistreringssystemer. Vi henleder derfor opmærksomheden på Momsbekendtgørelsens § 63, som definerer kravene til digitale salgsregistreringssystemer og de tilhørende beskrivelser omkring det danske SAF-T format.

Hvis du er i tvivl, om din virksomheds eksisterende salgsregistreringssystem opfylder kravene, så anbefaler vi, at du rækker ud til din  leverandør. Skal du til at investere i nye systemer, så kan du også rådføre dig med din revisor eller bogholder, som kan hjælpe med hvilket system, der fungerer bedst for din virksomhed. Hos PwC står vi altid til rådighed for en drøftelse og sparring omkring investeringer i digitale værktøjer, og vi hjælper gerne med kontakt til erfarne leverandører som en uafhængig part.