Case - DentalBiz

Tandlæge Søren Zedlitz er medejer af TandlægeCentret Randers. Sammen med sine kolleger har han siden starten af 2017 anvendt IT-systemet DentalBiz fra PwC til at analysere klinikkens nøgletal og optimere de daglige opgaver. Vi har stillet Søren et par spørgsmål om DentalBiz og systemets muligheder.

Hvad var årsagen til, at I valgte at benytte DentalBiz som en hjælp til økonomisk overblik?

Vi var efterhånden blevet så stor en klinik, at det var på tide at tænke på klinikken både som en virksomhed og som en traditionel tandklinik. Vi havde brug for at vide, hvilke knapper vi skulle dreje på for at optimere vores opgaver, og det overblik har vi fået med DentalBiz.

Hvilke fordele oplever du ved systemet?

Vi arbejder med målsætninger for både vores løsninger og vores personale, så vi kan fokusere på de processer, der giver bedst output – vi ser meget på tomstoleprocenter og timeomsætning.

Vi sætter fx nogle mål for tomstoleprocenterne. Når vi sætter patienter ind i kalenderen, har vi fokus på det i receptionen. Vi er 16 behandlere på vores klinik, og vi vil gerne sikre os, at alle har samme ventetid. Vi har fokus på at få fyldt folk optimalt op, så der ikke er nogle behandlere, der har to måneders ventetid, og andre der kun har en uges ventetid.

Efter vi begyndte at arbejde struktureret med tomstoleprocenterne, er de faldet en hel del. Det er rigtig godt.

Det er nok lidt tabu i vores fag at snakke om tomstoleprocenter og timeomsætning, men vores personale synes faktisk, at det er rigtig rart, at de kan se det på tallene, hvis de har haft en måned, hvor de har knoklet. Så de kan mærke, at de har fået noget ud af travlheden.

Det er desuden et rigtig godt værktøj for os i ledelsen til at vurdere måneden økonomisk og kommunikere resultatet videre - enten: ”Det har været virkeligt godt denne her måned”, eller ”Vi har haft nogle udfordringer, og vi har tænkt os at ændre netop disse ting, så det bliver bedre i næste måned.” Det har vores personale taget godt imod.

Hvor ofte trækker I nøgletal fra systemet – og hvilke nøgletal anvender I?

Vi har en daglig leder, som trækker statistikker på et par af nøgletallene og kigger på dem hver fjortende dag. Ellers bruger vi rapporten som et månedligt værktøj.

Vi ser mest på tomstoleprocenter, timeomsætning og ydelsesforbruget.

I forhold til timeomsætningen er vi ikke interesserede i at give vores behandlere stress over at blive målt og vejet i øst og vest. Derfor er produktiviteten vigtig for os. Work smarter, not harder-princippet. Vi skal ikke arbejde hurtigere med en behandling. Behandlingen tager den tid, den tager. Vi skal bare sikre os, at vi bruger vores tid fordelagtigt, når nu vi har nok at lave.

Har I foretaget konkrete organiseringsændringer på baggrund af DentalBiz?

Ja, vi har ændret vores strategiske fokuspunkter. Det har været hele teamet, som har været inde over ændringerne. Vi har blandt andet haft fokus på, hvordan vi booker tider mest optimalt. Hvordan bittesmå ændringer i aftalebogen kan give en kæmpestor ændring i omsætning pr. time, uden at vi skal ændre noget behandlingsmæssigt.

Vi har desuden fået nogle helt faste retningslinjer for, hvordan vi håndterer afbud, og hvilke kolleger der skal kontaktes, så vi snakker sammen om ændringerne, og hvordan de skal håndteres. Det har givet et bedre samarbejde på tværs af klinikken.

Vi skulle lære at bruge tallene. Det skyldes nok en forskrækkelse i vores fag over det her med tal og forretning, men det er jo en arbejdsplads, og hvis vi tjener penge, bliver det sjovere for alle at være her.

Det er vigtigt for os, at vi arbejder effektivt, uden at vi skal løbe hurtigere eller slække på kvaliteten af vores arbejde. Med DentalBiz kan vi have fokus på forretningen, uden at det går ud over kvaliteten og fagligheden.