Virksomheder har i mange år outsourcet deres økonomi- og regnskabsprocesser for at kunne drive en mere effektiv økonomifunktion, men hvordan skal din virksomhed agere, hvis samarbejdet med jeres outsourcing-partner ikke lever op til forventningerne?
Vi har i de senere år - inden for outsourcing af økonomi- og regnskabsprocesser - set en tendens til, at virksomheder afslutter samarbejdet med deres eksterne partner og hjemtager de outsourcede processer - også kaldet “backsourcing”.
Hvad er backsourcing?
Backsourcing betyder, at tidligere outsourcede processer og aktiviteter hjemtages, så disse igen udføres internt i den enkelte virksomhed.
Outsourcing af økonomi- og regnskabsprocesser betyder, at en virksomhed helt eller delvist anvender en ekstern outsourcing-partner til sine økonomi- og regnskabsprocesser og eventuelle relaterede aktiviteter.
Der kan være mange årsager til at backsource. En af dem kan bl.a. skyldes, at virksomhederne ikke har realiseret de forventede gevinster ved outsourcingen ift. omkostninger, effektivitet og kvalitet. De har oplevet en forskel på dét, de oprindeligt er blevet lovet, og dét, som er realiseret.
Der kan være forskellige årsager til den manglende realisering af gevinsterne ved outsourcing. Nogle virksomheder…
- …oplever, at kvaliteten af det udførte arbejde er blevet forringet.
- …er blevet overraskede over, hvor ressourcetungt det er at opbygge og vedligeholde et frugtbart samarbejde med den eksterne udbyder.
- …håbede, at outsourcingen ville føre til øget fokus på kerneforretningen og et bedre samarbejde med forretningen, hvilket ikke er sket.
- …har oplevet, at de muligheder og fremskridt som teknologi og automatisering giver ikke er blevet bragt tilstrækkeligt i spil i deres outsourcing-løsning. Disse teknologiske muligheder med bl.a. RPA og cloud-løsninger har måske givet anledning til en diskussion om, hvorvidt virksomhederne er trygge ved, at en outsourcing-partner eventuelt har udviklings- og IP-rettighederne til forretningskritiske værktøjer.
- …oplever, at udførelsen af nøgleprocesser langt væk fra virksomhederne er uhensigtsmæssig, og at det eventuelle tab af kontrol forbundet hermed ikke opvejes af fordelene ved outsourcingen.
Skal din virksomhed fortsat outsource eller er backsourcing løsningen?
Hvad enten din virksomhed er tilfreds eller utilfreds med jeres outsourcing-løsning, skal I, i forbindelse med at jeres outsourcing-kontrakt udløber, forholde jer til, om I ønsker at fortsætte samarbejdet eller backsource jeres økonomiprocesser. Der er nogle vigtige elementer, som bør tages i betragtning, før der træffes en endelig beslutning.
Definér jeres nuværende organisation og processer. I skal vide, hvor I er, for at forstå, hvor I skal hen.
- Få en forståelse af jeres aktuelle situation ved at kortlægge den nuværende økonomifunktion på medarbejderniveau (aktuel lokation, omkostninger og kompetencer) efter ydelser og serviceniveau.
- Lyt til jeres interne kunder; bliver deres forretningsmæssige krav opfyldt – hvad ønsker de?
Identificér de vigtigste årsager til, at det er nødvendigt at gennemføre forandringer og definér den fremtidige vision for økonomifunktionen (den har måske ikke ændret sig).
- Forstå de strategiske drivkræfter og ambitioner for jeres virksomhed.
- Identificér faldgruber og forbedringsområder i forhold til den nuværende økonomifunktion og proceseksekvering.
- Definér evalueringskriterierne for den fremtidige funktion (fx omkostninger, kvalitet og kontrol).
Vurdér jeres fremtidige organisation, placeringsmuligheder og potentielle partnere.
- Samarbejd med jeres nuværende outsourcing-partner for at finde ud af, hvor der er plads til forandring (det er helt i orden at kontakte andre partnere).
- Opstil scenarier for den fremtidige økonomifunktion på baggrund af evalueringskriterierne.
Forbered forandringen og udarbejd en plan for, hvordan I realiserer visionen for den nye økonomifunktion.
- Understøt dette med en business case, og træf en beslutning:
Hvis backsourcing: Forhandl med jeres outsourcing-partner, så I baner vejen for en smidig overgang, hvor forretningen oplever mindst mulig disruption og hurtigt kan vende tilbage til en normal hverdag.
Hvis fortsat outsourcing: Gør samarbejdet med jeres outsourcing-partner endnu bedre med digitale, automatiserede og effektive løsninger.
- Udarbejd en handlingsorienteret plan for, hvordan I kommer fra det nuværende setup til det fremtidige (husk kommunikation og forandring).
Backsourcing: Sådan sikrer din virksomhed, at backsourcingen skaber værdi
Når din virksomhed vælger at backsource økonomi- og regnskabsprocesserne, er det relevant at se på de fordele, som kan opnås, når backsourcingen er gennemført.
Udover at få bygget bro mellem de forventede og realiserede gevinster, kan din virksomhed…
- …når den har fuld kontrol over driftsmodellen blive mere fleksibel i forhold til ændringer i behov – også ift. skalérbarhed – da virksomheden ikke længere er bundet til og begrænset af kontraktlige forpligtelser over for outsourcing-partneren.
- …bedre pleje og udvikle jeres medarbejdere, hvilket er relevant i et marked, hvor virksomhederne har svært ved at tiltrække de rette talenter. Samtidig vil medarbejderne få indsigt i organisationskulturen og virksomhedens DNA samt et indgående kendskab til forretningen.
- …med fordel styre og forvalte driften internt, da virksomheden kan reagere hurtigt i forhold til risikostyring og risikoreduktion – især i forhold til cyberangreb og andre forretningsmæssige påvirkninger, som fx COVID-19 kan medføre.
Genintegrationsstrategi
De fleste outsourcing-kontrakter er forholdsvis store (målt på antal fuldtidsansatte), og den strategiske beslutning om at backsource har stor betydning, da den påvirker virksomheden på mange måder. Overgangen kan gøres mere overskuelig, hvis din virksomhed fastsætter nogle grundregler og definerer en klar tilgang til hjemtagningen af aktiviteter, processer og ikke mindst viden. Det anbefales, at din virksomhed udarbejder en genintegrationsstrategi, baseret på følgende actions:
Formalisér strategiske ambitioner
Det er afgørende, at I har en klar forandrings- og backsourcing-strategi, som er forankret i den overordnede virksomhedsstrategi.
Gør status og fasthold viden
For at komme godt igennem forløbet med at hjemtage aktiviteterne skal I have en klar forståelse af størrelsen, omfanget og kompleksiteten af de outsourcede aktiviteter. Husk at samarbejde med jeres outsourcing-partner, så I kan fastholde nøglemedarbejderne og dermed forbedre overdragelsesprocessen.
Definér de fysiske krav
I får brug for flere kontorpladser, så sørg for, at dette er på plads. (Begynd tidligt i processen, da det kan tage tid). Dette omfatter computere og siddepladser, herunder skriveborde og stole.
Fastlæg software- og it-krav
For at forhindre driftsrelaterede blackouts samtidig med “go-live” bør det sikres, at gyldige licenser, certifikater, programmer og adgangsrettigheder til håndtering af de backsourcede aktiviteter er på plads (og afprøvede).
Udarbejd en rekrutterings- og uddannelsesstrategi
Vurdér, hvilken bemanding og hvilke kompetencer, der er nødvendige for at kunne udføre de backsourcede aktiviteter. I vil formentlig skulle ansætte nye medarbejdere, da I ikke har den nødvendige kapacitet, men I vil højst sandsynligt også være nødt til at uddanne jeres nuværende medarbejdere i at håndtere de backsourcede aktiviteter. Husk at afsætte tilstrækkelig tid til oplæring, så I opnår en sikker overdragelse af aktiviteterne.
Formalisér tilgangen til standardisering, effektivisering og skalering internt
Én af hovedårsagerne til, at I valgte outsourcing til at begynde med, var sandsynligvis omkostninger. For at mindske risikoen for en stigning i omkostningerne, når I hjemtager aktiviteterne, skal I udarbejde en plan for, hvordan I vil reducere antallet af fuldtidsansatte ved at accelerere jeres digitale rejse. Måske har I behov for nye kompetencer i jeres økonomifunktion, så I kan nå jeres mål for forbedringer?
Business case-grundlag
Prioritér arbejdet med at skabe gennemsigtighed i forhold til de omkostninger, der er forbundet med backsourcingen. Dette vil også give jer mulighed for at vurdere, om I er dér, hvor I troede, I ville være, og samtidig sikre proaktiv omkostningsstyring.
Udarbejd en forandrings- og kommunikationsplan
Identificér jeres interessenter, og sørg for, at de informeres om jeres forandringsrejse og nye arbejdsgange, både internt og eksternt (fx leverandører). Involvering af disse er nøglen til en vellykket backsourcing-proces. Konsekvensen af forandringer og effekten af kommunikation undervurderes ofte, og det er lige præcis indsatsen på dette område, som flest ville forbedre, hvis de skulle gentage øvelsen.
Behandl processen som et projekt
Undervurdér ikke den indsats, det kræver at eksekvere projektet (backsourcingen). Saml et dedikeret projektteam, og etablér en klar ledelsesstruktur til at understøtte teamet. Udnyt, at processen sandsynligvis vil blive opfattet som en forandringsrejse – med en positiv vinkel – til forskel fra dengang, hvor I outsourcede aktiviteterne.
Outsourcing: Grundregler til en vellykket fortsat outsourcing
Det kræver en stor indsats for både virksomheden og outsourcing-partneren at få et samarbejde til at fungere optimalt. Udbyderne på det danske marked for outsourcing af økonomi- og regnskabsprocesser er kompetente og specialiserede, og ved at udnytte deres viden kan din virksomhed højst sandsynligt opnå sit mål for økonomifunktionen hurtigt. Nedenfor har vi opstillet nogle grundregler, som kan øge din virksomheds chancer for en vellykket outsourcing og skabe et endnu mere givende samarbejde med outsourcing-partneren:
Få styr på jeres processer
En god tommelfingerregel er, at en proces, som er meget fejlbehæftet, ikke er egnet til outsourcing. Derfor skal I gøre en indsats for at forbedre jeres processer og sikre, at de opfylder en foruddefineret minimumsstandard. Hjemtag dem eventuelt midlertidigt eller anvend jeres egne specialister hos outsourcing-partneren. Det kan forsinke tidsplanen, men det kan betale sig i det lange løb.
Vær krystalklare, når I fastsætter jeres mål
I skal fastsætte et mål, som I kan sammenholde jeres baseline med, så vær helt skarpe og klare på, hvor I ønsker at være. Dette er ofte forbundet med jeres (eventuelle genforhandling af) kontrakt og opfølgning på business casen. I alt for mange kontrakter og samarbejder med outsourcing-partnere måles der på baggrund af de forkerte KPI’er, hvilket resulterer i den forkerte adfærd. Man får som regel, hvad man måler på.
Revurdér partnerens fokusområder
I skal fastsætte principperne for outsourcingen og revurdere partnerens fokusområder på tværs af jeres servicemodel – både nuværende og fremtidige. Hvis I er tilfredse med jeres outsourcing-partners ydelser, kan I øge omfanget af outsourcingen.
Vær åben og klar i kommunikationen
Sørg for at kommunikere løbende, både med jeres økonomiteam, interessenter og resten af forretningen. Hvis I holder dem opdaterede, vil I have nemmere ved at håndtere eventuelle udfordringer. Fejr forlængelsen eller udvidelsen af kontrakten og mind interessenterne om fordelene ved samarbejdet.
Investér i service management
Det er ofte et fuldtidsjob at opbygge og vedligeholde et frugtbart samarbejde med outsourcing-partneren. Det koster noget at afsætte ressourcer til denne opgave, men det er en nødvendig del af et vellykket samarbejde.
Samarbejd om, hvordan forandringer gennemføres
Det kræver en indsats fra begge parter at drive forandringen. Ofte outsources kun udvalgte dele af en proces til outsourcing-partneren. Det er en fælles indsats at få det hele til at fungere og realisere alle gevinster.
Håndtér og afstem (realistiske) forventninger
Undgå at gabe over for meget på én gang. Opdel jeres mål i delmål, og fastlæg en tidslinje eller plan, som I alle er enige om. Fejr jeres succeser undervejs. Revurdér jeres KPI'er og dashboards, så I sikrer, at I ikke ender i en situation, hvor alt ser godt ud udefra, men knap så godt, når man fokuserer på detaljerne.
Lyt til din partner
Jeres outsourcing-partner er ekspert inden for sit felt, så vær åben for input til potentielle forbedringsområder, og få inspiration til god praksis og indsigt i de nyeste digitale løsninger.
Adressér udfordringer
Hvis kvaliteten eller leverancerne ikke er tilfredsstillende, eller tidsfristerne ikke overholdes, skal I adressere dette. Eskalér det eventuelt via de rette kanaler.
Hvad skaber mest værdi for din virksomhed?
Der findes ikke et endegyldigt svar på om outsourcing eller backsourcing skaber mest værdi for den enkelte virksomhed, da det afhænger af den enkelte virksomheds situation. Backsourcing kan være en relevant strategisk mulighed, når virksomheder skal evaluere forholdet til deres outsourcing-partner. For nogle virksomheder er det oplagt og for andre er det bedste valg at fortsætte med at outsource og eventuelt accelerere outsourcing-rejsen.
Hvis du vil vide mere, er du meget velkommen til at kontakte eksperterne i CFO Advisory.
Related Content
Kontakt os
Følg PwC
