Det skal du vide, når du udsteder en faktura

Der er mange ting, der skal til for, at en virksomhed er sund, velfungerende og har en god økonomi. En af de vigtigste er, at der er styr på faktureringen, og at der bliver opkrævet betaling for de ydelser eller de varer, som virksomhedens kunder har modtaget.

Når du som virksomhedsejer ønsker at modtage betaling fra en kunde, skal der sendes en faktura. Vi skal her se nærmere på, hvad en faktura altid skal indeholde, så du ved, hvad du skal være opmærksom på, når du sender fakturaer fra din virksomhed til dine kunder.

En faktura er et andet ord for en regning, som anvendes af alle virksomheder i forbindelse med et salg. Det gælder uanset, om du har en enkeltmandsvirksomhed, et anpartsselskab eller en helt tredje virksomhedstype.

Fakturaen er af stor vigtighed, da den anvendes som dokument i regnskabet hos både din virksomhed og kundens - blandt andet også for at bogføringsloven overholdes. Den fungerer også som et garantibevis og købsbevis for handlen.
 

Når det kommer til layout og opbygning af din faktura, er der ikke nogle bestemte retningslinjer, du skal følge. Det kan dog være en god ide at have en professionel og struktureret opbygning, så din faktura sender et godt signal til modtageren.

Der er til gengæld nogle klare lovmæssige retningslinjer for, hvad din faktura skal indeholde. I enhver faktura skal følgende altid indgå:

• Udstedelsesdato og forfaldsdato 
• Fakturaens nummer
• CVR-nummer samt navn og adresse på din virksomhed
• Modtagerens navn og adresse
• En specifikation af den pågældende vare, antallet og prisen uden moms. Er der foretaget rabat, skal det ligeledes fremgå
• Datoen for levering (hvis denne er en anden end faktureringsdatoen)
• Den gældende momssats
• Momsbeløbet, der skal betales. 

Hvis det er relevant, kan du også at vælge at skrive betingelser på, der er knyttet til salget. Det kan eksempelvis være bestemte betalingsbetingelser, fragt- og leveringsbetingelser eller garantibestemmelser. 

I bør være særligt opmærksomme, hvis jeres virksomhed handler med punktafgiftspligtige varer, da der gælder særlige fakturakrav.

Når du har udfyldt din faktura korrekt, er der forskellige måder, du kan vælge at sende den på. Det kan enten foregå ved, at du sender den per brev eller via e-mail i PDF-format. Du kan også vælge, at din virksomheds fakturaer skal sendes elektronisk gennem et regnskabssystem.

Måden, hvorpå du foretager fakturering, er ikke afgørende. Det vigtigste er, at indholdet er korrekt, og at både du og kunden har en udgave af fakturaen.

Der er visse ting, du skal være opmærksom på, når det kommer til fakturering i din virksomhed. Det er naturligvis vigtigt, at fakturaen er udstedt til den korrekte virksomhed, og at der indgår alle de nødvendige informationer deri.

Derudover kan du med fordel være opmærksom på følgende, inden du fakturerer:

• Alle dine tidligere fakturaer skal gemmes 
  Det er vigtigt, at du sørger for gemme alle dine fakturaer. Ifølge bogføringsloven har du pligt til at gemme hver eneste faktura, da du i op til 5 år skal kunne påvise din virksomheds regnskab og dertilhørende bilag.
  
  Opbevaringen af dine fakturaer skal desuden ske på en sådan måde, at myndighederne altid har mulighed for at tilgå dem. Det kan derfor være en fordel, hvis du vælger at bruge et elektronisk faktureringssystem.
  
• Sælger du varer eller ydelser til udlandet?
  Hvis du foretager salg til EU eller udenfor EU, skal du være særligt opmærksom på den faktura, der skal laves. Årsagen er, at der er nogle helt særlige krav, som er gældende.
  
  
• Hvornår du vælger at fakturere
  Der er ikke nogle faste regler for, hvornår du skal fakturere. Det kan dog være en god idé, hvis du vælger at have faste tidspunkter for, hvornår du foretager fakturering, så det altid er i system. 
  
  Det er tilmed en fordel, hvis du sætter din debitoropfølgning i system og sørger for at få sendt den enkelte faktura afsted relativt hurtigt. På den måde kan du være sikker på, at modtageren stadig har handlen frisk i sin erindring, når vedkommende får fakturaen tilsendt.