Personaleudgifter/personalegoder

Om virksomheder har momsfradrag for personaleudgifter afhænger af hvilke udgifter, der er tale om.

Når man taler om momsfradrag for personalegoder, har det ingen betydning, om det er ledende medarbejdere eller andet personale, som har nydt godt af godet. Det er selve arten af udgiften, som har betydning for virksomhedens fradragsret.

Der er generelt ikke momsfradrag for indkøb, der kan betegnes som naturalaflønning af virksomhedens personale.

Nedenfor er kort gennemgået den momsmæssige behandling af de mest almindelige personaleudgifter. 

Beklædning

Virksomheder har fradrag for momsen af udgifter til arbejdstøj og uniformer, der tilhører virksomheden, og som anvendes af personalet.

Det samme gælder civilbeklædning som fx bukser, skjorter og slips, der tilhører virksomheden, og som de ansatte skal have på, når de repræsenterer virksomheden. Fradragsretten for civilbeklædning er dog betinget af, (1) at tøjet er forsynet med virksomhedens navn eller logo, (2) at de ansatte ikke har lov at bruge tøjet uden for arbejdstiden, og (3) at tøjet skal leveres tilbage til virksomheden, når ansættelsen ophører.

Virksomheder vil normalt også have momsfradrag for udgifter til sportsbeklædning, som udleveres til låns til virksomhedens personale.

Stationær telefon

Virksomheder kan fradrage 50% af momsen vedrørende anskaffelses- og driftsudgifter til telefoner, som er placeret på den ansattes bopæl. Det er en betingelse for momsfradraget, at telefonen anvendes erhvervsmæssigt, og at regningen stiles til og betales af virksomheden.

Hvis medarbejderen betaler en del af udgiften, kan fradraget ikke overstige momsen af den del, som virksomheden betaler. Overstiger egenbetalingen eksempelvis 50% af udgiften, reduceres fradraget, så det svarer til momsen af virksomhedens faktiske udgift.

Mobiltelefon

Fradrag for moms af udgifter til anskaffelse og drift af mobiltelefoner afhænger af den faktiske erhvervsmæssige anvendelse.

Hvis mobiltelefonen udelukkende anvendes erhvervsmæssigt, vil virksomheden have fuldt momsfradrag for anskaffelsen og driften. Det vil her være en god idé, at medarbejderen underskriver en ”tro og love erklæring” om ikke at anvende mobiltelefonen privat. Virksomheden bør foretage løbende stikprøvekontrol.

Anvendes mobiltelefonen også privat, skal fradraget fastsættes efter et skøn over den momspligtige anvendelse. Skønnet bør vurderes mindst én gang årligt. Det er også her en betingelse for momsfradraget, at regningen stiles til og betales af virksomheden.

Se i øvrigt afsnittet om køb af elektronisk udstyr – omvendt national betalingspligt.

Bredbånd mv.

Udgifter til bredbånd på den ansattes bopæl kan fradrages i det omfang, det anvendes erhvervsmæssigt. Kan den ansatte også anvende forbindelsen privat (hvilket vil være udgangspunktet, når det er bredbånd på bopælen), skal momsfradraget således fastsæt- tes efter et skøn. Skønnet bør vurderes mindst én gang årligt.

Som ”tommelfingerregel” anerkender Skattestyrelsen, at halvdelen af udgiften anses som værende erhvervsmæssig. Det er en betingelse for virksomhedens momsfradrag, at regningen stiles til og betales af virksomheden.

Hjemme-pc 

Virksomhedens momsfradragsret afhænger af den erhvervsmæssige anvendelse af pc’en.

Da pc’en er placeret i hjemmet, vil der oftest være en formodning om, at den også benyttes privat, og virksomheder vil alene have delvist momsfradrag svarende til den erhvervsmæssige anvendelse af pc’en.

Hvis den erhvervsmæssige anvendelse af en pc, der er placeret på den ansattes bopæl skønnes til at være 50%, vil virksomheden have fradragsret for 50% af momsen på udgifterne ved anskaffelsen af pc’en. Dette gælder også, selvom virksomheden måske betaler en anden andel af udgifterne ved ordningen. Fradraget kan dog ikke overstige momsen af den del, som virksomheden betaler.

Bærbare pc og tablets

Virksomhedens momsfradragsret afhænger af den erhvervsmæssige anvendelse af pc’en eller tablet’en. Hvis de ansatte er berettiget til at tage den bærbare pc eller tablet’en med hjem, skal det undersøges, om den anvendes privat. Hvis det er tilfældet, skal der foretages en skønsmæssig begrænsning af momsfradragsretten. I praksis synes det rimeligt at antage, at mange virksomheder, som stiller bærbare pc’er til rådighed for deres ansatte, kan opnå en fradragsret på mellem 80% – og op til 100%, såfremt de har udarbejdet et konkret og velbegrundet skøn, over den eventuelle private anvendelse af pc’erne. Der skal laves samme konkrete skøn, hvis virksomheden stiller tablets til rådighed for medarbejderne. Skønnet bør vurderes mindst én gang årligt.

Se i øvrigt afsnittet om køb af elektronisk udstyr – omvendt national betalingspligt.

Køb af elektronisk udstyr – omvendt national betalingspligt

Ved indenlandsk køb og salg af mobiltelefoner, integrerede kredsløb, spillekonsoller, tablet-pc’er og bærbare computere gælder reglerne om omvendt betalingspligt. Det er således køber, der skal afregne og indberette momsen ved køb af ovennævnte udstyr.

Reglerne finder imidlertid ikke anvendelse, hvis den sælgende virksomhed overvejende eller udelukkende sælger de nævnte varer til private forbrugere.

Ved sætningen ”overvejende eller udelukkende” forstås over 50% af den samlede afsætning. I disse tilfælde vil salget skulle pålægges moms som hidtil. Dette gælder eksempelvis for detailhandlen.

Bespisning af ansatte

Virksomheder har som udgangspunkt ikke fradrag for moms af udgifter til bespisning af personale.

Såfremt virksomheden bespiser personale (og forretningsforbindelser, se særskilt afsnit herom) i forbindelse med møde i egne lokaler, vil momsen af udgifterne til disse måltider være fradragsberettiget. Der stilles krav om, at møderne skal have streng erhvervsmæssig karakter.

Virksomheder har fradrag for ¼ af momsen af udgifter til restaurationsydelser til ansatte, såfremt udgiften er streng erhvervsmæssig, fx måltider i forbindelse med forretningsmøder. Afholder virksomheden et personalemøde eller julefrokost på en restaurant, har virksomheden også ret til ¼ momsfradrag. Dette gælder også, selvom eksempelvis ægtefæller deltager.

Virksomheder har endvidere momsfradrag, hvis der gives mad til ansatte i forbindelse med konkret, uvarslet og beordret overarbejde. Det er således afgørende for fradragsretten, om medarbejderen på forhånd har haft mulighed for at planlægge dagen ved evt. at tage madpakke med.

Eksempelvis er en landbrugsvirksomhed berettiget til at fradrage moms i forbindelse med bespisning af virksomhedens ansatte ved overarbejde i høstsæsonen.

Gratis kaffe og the til ansatte 

Virksomheder har ikke fradrag for moms af udgifter til gratis kaffe og the til virksomhedens ansatte, da gratis kaffe og the betragtes som fri kost til de ansatte. Kaffe og the under møder af ren erhvervsmæssig karakter er der derimod momsfradrag for.

Hvis virksomhedens indkøb af kaffe og the sker samlet, kan den andel, som anvendes til forretningsforbindelser og møder, og som virksomheden har fuldt momsfradrag for, opgøres efter et skøn.

Se desuden vores overblik over den skatte- og momsmæssige håndtering af personalegoder her.